Google Workspace Review 2022 - Алтернатива на Microsoft 365

Всички сме запознати с браузъра, Gmail и Google Drive на Google с всички безплатни приложения в Google Drive. Google Workspace по същество е платената версия на Gmail и Google Drive, с предлагани повече функционалности и е насочена към бизнес клиентите.

В тази статия ще ви дадем преглед на прегледа на Google Workspace и как да използвате таблото за управление на работното пространство в Google - вижте също %% как да създадете акаунт в Google Workspace с отстъпка%в другата ни статия.

Какво е Google Workspace

Google Workspace е облачно базирано решение за офис за екипни фирми. Докато повечето работят само онлайн, някои приложения също могат да се използват при офлайн.

Повече от просто офис софтуер като текстови процесори, електронни таблици и презентационни слайдове, съхранявани в облачните сървъри на Google, тези приложения дават възможност за онлайн сътрудничество в екипа. Има и други приложения и инструменти, включени в Google Workspace, които са изброени по -долу:

Google Workspace Инструменти включват:

• Gmail
• Google Drive
• Google Meet (видеоконференция)
• Календар
• Чат
• Google Doc
• Google Sheets (електронна таблица)
• Google слайдове (презентационни слайдове)
• Google Forms
• Google сайт (уебсайт, хостван в Google Domain)
• Google Keep (Бележки и Тодос)

Всички тези приложения също са достъпни в Mobile, Android и iOS.

Google Workspace планове

В основния план, известен като Business Start Plan, Google Workspace предлага съхранение само на Google Drive при 30 GB на потребител. За Google Meet има лимит до 100 посреща на участниците за плана за стартер.

За междинния план, известен като план за бизнес стандарт, облачното съхранение, предлагано в Google Drive, се увеличава значително до 2TB на потребител. За стандартния план Google Meet има лимит до 150 посреща на участници.

За по -високо платения план, известен като план Business Plus, облачното съхранение на Google се увеличава до 5 TB на потребител. Google също предлага още по -високо растение на клиентите на Business Enterprise, който пакет е персонализиран. Google Meet в този план има максимум 250 участници.

На всеки човек, който има имейл с вашата компания, се счита за потребител и се начислява такса, в зависимост от това кой план е вашата компания. Имейлите на псевдоним като Sales@yourcompany обаче са свързани със съществуващ потребител и са безплатни и не са таксувани като допълнителен потребител.

Кой трябва да използва Google Workspace?

Може да си помислите, че Google вече предоставя безплатен Gmail и Google Drive с приложения като Google Docs, Google Sheets и Google Slides, така че защо трябва да плащате за нещо, което може да бъде безплатно?

Като физическо лице, което няма малка нужда да съхранява информация, информация, свързана с работата или като фрийлансър, може би безплатната версия на Google Drive и Gmail е достатъчна за вас.

За екипи обаче дори в малки екипи от двама или трима души в организация, поддържането на информация и данни, свързани с работата, в платен облак е по-сигурен вариант. Google Workspace също има повече функции от безплатната версия на Google. Google Workspace е особено полезно за екипи, които работят отдалечено, където те все още могат да си сътрудничат в реално време, като използват Google Docs, Sheets и Slides. Редакциите в реално време могат да се видят от членовете на екипа и всички редакции могат да се видят от тяхната история на ревизията. Тези приложения могат да се използват и при офлайн.

Други инструменти за сътрудничество включват Google Meet за видеоконференции, календари и други. Google Workspace може да се използва и с  Microsoft Office   Word, Excel и PowerPoint в Google Drive. Някои хора предпочитат тези приложения, тъй като имат по -мощни функционалности от приложенията на Google. Google Workspace също се интегрира с други приложения на трети страни, като управление на отношенията с клиенти (CRM), които могат да бъдат намерени на пазара на Workspace на Google.

Бизнес или компания, която се регистрира с Google Workspace, може да използва име на персонализиран домейн, вместо да използва gmail.com, така че да се появи като официален бизнес.

Как да използвате таблото за управление на работното пространство в Google

Ако вече сте запознати с използването на безплатната версия на Google, тогава достъпът до таблото за управление на работното пространство на Google е познато за вас. Просто достъп до него чрез вашия gmail, за да стигнете до всички приложения. Това е за всички потребители в екип, който се е регистрирал с Google Workspace.

За да си сътрудничите в Google Docs , листове, слайдове или формуляри, просто кликнете върху бутона Blue Share и изберете ролите за достъп на членовете на екипа или за редактиране, коментар или преглед. Членовете на екипа ще получат имейл, който ги приканва да си сътрудничат във файла.

Как да зададете задачи в таблото за управление на работното пространство в Google

Чрез Gmail

Работата в екипи означава, че на някои хора се назначават определени задачи, както и роли и прилепнали работи на работа към планиран график. Това може да се направи лесно в Gmail.

• Първо, трябва да създадете%място за вашия проект %%. Това може да стане чрез превъртане в лявата страна на вашия Gmail и някъде под входящата ви поща има знак плюс за интервали. Кликнете върху знака плюс и назовете пространството на проекта си.
• Второ, поканете вашите съответни членове на екипа, които ще работят по проекта.
• Трето, назовете задачата и изберете датата на падежа.
• Последно, след като членовете на вашия екип приемат поканата ви в това конкретно пространство на проекта, вече можете да изберете кой член на екипа в това пространство на проекта, за да зададете задачата.

Google Workspace се предлага и на Mobile, Android и iOS. Техните функции за чат и космически функции са достъпни в Gmail Mobile в долната част на мобилния екран. Файловете могат да се споделят в пространството на проекта, да правят редакции и да обсъждат в същия прозорец на пространството на проекта чрез чат. По този начин една и съща тема може да бъде гледана холистично от дискусии, роли на задачите и файлове. Можете също да обсъдите това на видео среща на живо. Просто кликнете върху иконата за среща в пространството на проекта и членовете на пространството на проекта могат да се присъединят към срещата.

Чрез Google Docs

Можете също така да възлагате задачи чрез Google Docs %%. За да направите това, просто подчертайте изречението, което искате да зададете задачата на друг член на екипа.

След това щракнете върху бутона Добавяне на коментар (бутона плюс) в менюто на Google Docs.

За да изберете човека, който да зададе задачата, първо въведете бутона Plus (+) и след това името на лицето. След като се появи името на точния човек, след това го изберете, за да потвърдите. Това е.

Администраторска конзола в таблото за управление на работното пространство на Google

%% Ролята на администратора%9 има пълномащабен орган над всичките си потребителски достъп на всички членове на екипа. Това включва присвояване на имейли, до какви приложения има достъп до всеки потребител и предоставяне или ограничаване на достъпа до данни до всеки потребител в различни региони.

Следователно, Console Console%admon%в таблото за управление на работното пространство в Google има повече функции и приложения, отколкото обикновените потребители на Google Workspace.

Тези функции включват:

• Добавяне/премахване на потребителите
• Управление на устройството
• Конфигурирайте сигурността и настройките
• Допълнителни приложения
• Билингс
• Домейни
• Доклади
• Устройства
• Миграция на данни
• Групи
• Организационни единици
• Устройства

Ролята на администратора е най -мощната роля във всички членове на екипа на компания, използвайки Google Workspace, което всички настройки се определят от администратора, използвайки административната конзола в таблото за управление на работното пространство на Google. Администраторът може да присвои колко съхранение може да има всеки потребител, в какви групи и организационни единици се намират и т.н. Администраторът също определя какви допълнителни приложения могат да бъдат

Ролята на администратора също може да реши да увеличи ограниченията за съхранение на компанията, в рамките на таблото за управление на работното пространство на Google Workspace, въпреки че Google може да таксува допълнителни такси. Администраторът може също да следи и ограничи сумата за съхранение на всеки потребител.

Администраторът може също да избере да импортира приложения на трети страни, които да се използват в Workspace Google и да решат кои потребители могат да имат достъп до тях. Такива приложения включват приложения като CRMS и E-подписване на приложения.

Как да настроите Google Workspace

Регистрирайте акаунт и използвайте съветника за настройка в Google Workspace, за да конфигурирате вашата настройка.

Ако изберете ново име на домейн, Google ще предостави регистратори на домейни, с които си партнират за безпроблемна настройка.

Добавете други потребители към вашия акаунт, като настроите новите си имейл адреси.

Ако обаче искате да използвате съществуващото си име на домейн, трябва да направите някои допълнителни стъпки.

Трябва да докажете на Google, че притежавате съществуващия домейн, като добавите TXT запис към вашите DNS записи. И накрая, трябва да добавите MX записи, за да настроите имейла си. Процесът е малко по-сложен за нетехнологични хора, ако искат да използват съществуващо име на домейн.

Google Workspace плюсове и минуси

• Всички инструменти, необходими за малък бизнес
• Лесен за настройка
• Добър за дистанционно сътрудничество в екипа
• Имейл на персонализирана компания в Gmail
• Интегрира се с  Microsoft Office   (Word, PowerPoint, Excel)
• Google документи, листове и слайдове могат да работят офлайн

• Неправилно форматиране при импортиране от Microsoft Office
• Работи само в пощенската кутия на Gmail
• По -малко мощен от  Microsoft Office   (текстов процесор, електронна таблица, презентации)
• Лоша поддръжка на клиенти

Често задавани въпроси в Google Workspace

1 - Каква е разликата между Google и Google Workspace?

Google Gmail и Google Drive е безплатната версия, а Google Workspace е платената версия за бизнеса. Безплатната версия има ограничени функционалности и размер на облачното съхранение, докато Google Workspace, платената версия, има повече функции и по -голямо облачно съхранение и допълнителни инструменти за сътрудничество, като пространство, където можете да зададете задачи на членовете на екипа.

2 - Каква е разликата между Microsoft 365 и Google Workspace?

Microsoft 365 е създаден първо за работния плот, а след това с допълнителни онлайн възможности, докато Google Workspace първо е изградено за онлайн използване, с облачно съхранение, а след това само някои офлайн способности.

3- Как да стигнете до вашето табло за управление на работното пространство в Google?

За обикновен член на екипа на Google Workspace, таблото за управление е достъпно чрез Gmail, докато за администратор достъпът до таблото за управление е чрез https: //workspace.google.com/

4 - Какво трябва да получите достъп до Google Workspace?

Можете да използвате браузъра Google Chrome на вашия работен плот за най -добра производителност. Workspace също е достъпно чрез Mobile, Android и iOS. Можете също да използвате тетрадка Chrome за достъп до работното си пространство, стига да е налична интернет връзка. Офлайн функционалностите на работното пространство са ограничени до Google документи, листове и слайдове само за редактиране.

Алтернативи на Google Workspace

Microsoft 365

Microsoft 365 е  Microsoft Office   с облачно съхранение. Ключовата разлика е, че Microsoft 365 Office Apps са създадени за работния плот, но с допълнителните възможности за съхранение на Microsoft One Drive. За да използвате Microsoft Word, Excel или PowerPoint, първо ще трябва да инсталирате софтуера на вашия работен плот, преди да можете да го използвате напълно. Въпреки това, с новата версия има онлайн версия на Word, Excel и PowerPoint, въпреки че те имат ограничени функционалности в сравнение с настолната версия.

Основните силни страни на Microsoft са възможностите на офис софтуера. Сериозните автори, които пишат обеми ръкописи, не биха намерили толкова много функции във версията на Google Doc на текстовия процесор. По същия начин, сериозните банкери ще могат да създават само стабилни финансови модели на Microsoft Excel, а не на Google Sheets.

Въпреки това, Microsoft 365 е базиран на наследен софтуер, който започна преди 30 години, Microsoft Office, когато интернет беше в начален стадий и отдалечена работа не съществуваше. Следователно, Microsoft 365 е построен с пълна колаборация, следователно няма възможности за редактиране на живо, които предлага Google Workspace.

WPS Office

WPS Office има същото усещане и изглежда като Microsoft, с почти толкова възможности на Microsoft, тъй като е предимно решение на десктоп. WPS Office е собственост на Kingsoft, базирани в Китай приложения за компания включват WPS писател, WPS електронна таблица и WPS презентация. WPS е безплатен за използване, но приложенията идват с реклами и струват 30 долара за премахване на рекламите. WPS Office също има решение за съхранение в облак.

Apple Office Suite

Apple Office Suite е за ентусиасти на Mac и iPhone. Apple също има текстови процесори, електронни таблици и презентационни слайдове, наречени страници, числа и основна бележка. Основният недостатък обаче е, че изобщо не е съвместим с Windows и Android, така че сътрудничеството с други членове на екипа, които не използват iOS или Mac, е просто бариера.

Заключение

Преминаването в Google Workspace трябва да бъде безпроблемно изживяване за повечето членове на екипа, тъй като Google Workspace е подобно на безплатното Google Drive и Gmail, но с добавената функционалност на сътрудничеството в екипа в областта на темпото на работното пространство, където груповите чат, присвояване на роли на задачите и Редактирането на файлове с история на проследяване може да се извърши в отделни пространства въз основа на проекти. Google Workspace

Често Задавани Въпроси

Microsoft 365 безплатна алтернатива на Google Workspace ли е?

Има разлики между програмите. Microsoft 365 е създаден за работния плот и след това с допълнителни онлайн възможности, докато Google Workspace е създаден първо за онлайн използване, с облачно съхранение, а след това само някои офлайн възможности.