Excel: Използвайте таблицата като падащ списък за проверка на данни

Проверка на данните: Как да направите клетка, за да изберете стойности от падащото меню

Създаването на таблица в MS Excel може да бъде много разочароващо, ако повтаряте едно и също въвеждане отново и отново.

В същото време е много удобно, ако просто изберете входното съдържание от определен падащ списък.

Нека да видим как да използваме „правилото за валидиране“, функция, която го прави възможно.

Таблицата по-долу е списък с разходи на физическо лице. Датата, видът на разходите и стойността се въвеждат всеки път, когато се харчат пари.

Използвайки тази таблица, нека зададем колона Б, така че видовете разходи да могат да бъдат избрани от падащия списък и само от там, за да се избегне настройването им всеки път и да се избегне грешка при въвеждане на данни.

Решение 1: Създайте списък чрез директно въвеждане

Нека започнем с избирането на клетката, за която искаме да зададем падащия списък.

Изберете Проверка на данните от раздела Данни в Excel, може да се покаже само като малка икона.

В раздела за настройки покажете опцията за допускане падащо меню и изберете опцията Списък. Това ще ви позволи да създадете или изберете списък с разрешени стойности за избрани клетки с данни.

В полето източник просто въведете стойностите, които искате да разрешите, разделени със запетая.

Просто потвърдете, като щракнете върху OK и вашият падащ списък за проверка ще бъде създаден за избраните клетки.

Ако изберете една от тези клетки, в края на клетката ще се появи икона и като щракнете върху нея, ще се покаже падащият списък за проверка, което ви позволява да изберете стойността, която да се въвежда автоматично в клетката въз основа на списък с директно въвеждане.

Решение 2: Изберете диапазон от съществуващи стойности

По същия начин, вместо да въвеждате стойностите ръчно, можете да посочите диапазон от разрешени стойности, като изберете списък, който вече съществува в работната книга.

Най-добрата практика при създаването на няколко падащи списъка за проверка в Microsoft Excel е да имате един или повече конкретни листове, които съдържат само различните списъци за проверка, за да ги улесните да ги намерите и актуализирате.

След като създадете списъка си с разрешени стойности, в нашия пример на същия работен лист, за да го направите визуално по-достъпен, изберете клетките, върху които трябва да се приложи проверката на данните.

След това отворете по същия начин менюто за проверка на данните от раздела с данни, изберете типа на списъка в падащото меню и за източника, вместо да въвеждате свои собствени стойности, щракнете върху бутона от дясната страна на полето.

Ще бъдете пренасочени към вашия работен лист и всичко, което трябва да направите, е да щракнете върху първата клетка на таблицата за проверка на вашите данни, да преместите мишката до последната клетка, съдържаща една от валидните стойности, като същевременно задържите щракването си и да отпуснете щракването само след като сте достигнали последната клетка от стойности за проверка на данните.

Стойностите, които сте избрали по този начин, ще бъдат посочени във вашия списък за проверка на данни и можете просто да добавите стойности към валидирането на данните си - или да ги премахнете - като актуализирате този списък.

Задайте записи за проверка на данни на различен лист

Станете Excel Pro: Присъединете се към нашия курс!

Повдигнете уменията си от новак до герой с нашия курс за основи на Excel 365, предназначен да ви направи опитни само в няколко сесии.

Запишете се тук

За да организирате по-добре вашата работна книга, може да е по-лесно да създадете вашите списъци за проверка на данни в конкретна работна книга, така че лесно да можете да ги намерите и да получите достъп до тях и няма да се налага да се чудите къде са зададени.

Поставете данните си там, изберете таблицата и използвайте опциите таблици: таблица в раздела за вмъкване, за да трансформирате списъка си със стойности в таблица, която автоматично ще бъде преоразмерена, когато добавяте или премахвате стойности - и така ще бъде валидирането на вашите данни.

След това щракнете навсякъде в стилизираната си таблица и въведете име на таблица в раздела за дизайн на таблица.

Това ще ви позволи да препращате тази таблица навсякъде, включително в списък за проверка на данни, като просто въведете името на таблицата вместо диапазона!

Как да разреша празни клетки в списък за проверка на данни

Ако искате да разрешите празни стойности в поле, в което е активирана проверка на данни, трябва да изберете една от клетките, за които е активирана проверката на данните, и да отидете в раздела за данни, за да отворите менюто за проверка на данните (вижте по-горе къде е бутонът ).

Там се уверете, че опцията за игнориране на празно е отметнато и кликнете върху „приложи тези промени към всички други клетки със същите настройки“, преди да щракнете върху OK.

След това ще можете да изпразните клетка, като я изберете и премахнете съдържание, без да получавате съобщение за грешка, указващо, че съдържанието на клетките не е разрешено.

Как да деактивирам празни стойности в списък за проверка на данни

Ако не искате празни стойности да бъдат разрешени в падащия списък за проверка на данните и да получавате съобщение за грешка „стойността в тази клетка е невалидна или липсва“, когато я изберете, започнете, като изберете диапазона от клетки, за които данните се прилага валидиране или която и да е клетка в този списък.

След това отворете менюто за проверка на данните в раздела за данни и премахнете отметката от полето „игнориране на празно“. Ако сте избрали само една клетка, поставете отметка в „приложи тези промени към всички останали клетки със същите настройки“, преди да щракнете върху OK.

Върнете се към падащия списък за проверка на вашите данни, грешката ще се появи - и вече няма да е възможно да оставите клетка празна.

Как да премахнете падащия списък за проверка на данни

Когато приключите с ограничаването на обхвата на разрешените стойности в списък, изберете която и да е клетка в този списък.

След това отворете менюто за проверка на данните от раздела с данни - вижте по-горе в първия раздел как да го направите - и се уверете, че е поставена отметка в опцията „да се прилагат тези промени към всички други клетки със същите настройки“, в противен случай ще премахнете само данните валидиране на текущо избраните клетки.

След това кликнете върху изчистване на всички и потвърждението на данните, което сте избрали, ще бъде премахнато от работната книга на MS Excel!

VBA: Добавяне на списък за проверка

Добавянето на списък за проверка с VBA е толкова лесно, колкото използването на функцията по-долу, където A1 е клетката, в която данните ще бъдат валидирани спрямо списъка за проверка на данни, съхранявани в клетки B1 до B5.

Обхват ("a1"). Проверка _. Модифицирайте xlValidateList, xlValidAlertStop, "= $ B $ 1: $ B $ 5"

Чрез използването на разширените свойства на функцията на списъка за проверка на данни на VBA е възможно да се създадат множество зависими падащи списъци в Excel VBA, които всеки проверява различни полета срещу различни списъци за проверка на данни и имат свои собствени заглавия, заглавия за грешки, съобщения и съобщения за грешки .