Google Workspace Review 2022 - una alternativa de Microsoft 365

Todos estamos familiarizados con el navegador Chrome de Google, Gmail y Google Drive con todas las aplicaciones gratuitas dentro de Google Drive. Google Workspace es esencialmente la versión paga de Gmail y Google Drive, con más funcionalidades ofrecidas, y está dirigida a clientes comerciales.

En este artículo, le daremos una revisión de Google Workspace y cómo usar el Dashboard de Google Workspace; consulte también Cómo crear una cuenta de Google Workspace con descuento en nuestro otro artículo.

¿Qué es el espacio de trabajo de Google?

Google Workspace es una solución de oficina basada en la nube para empresas de equipo. Si bien la mayoría se ejecuta solo en línea, algunas aplicaciones también se pueden usar cuando están fuera de línea.

Más que solo software de oficina como procesadores de palabras, hojas de cálculo y diapositivas de presentación almacenadas en los servidores en la nube de Google, estas aplicaciones permiten la colaboración en línea del equipo. También hay otras aplicaciones y herramientas incluidas en el espacio de trabajo de Google que se enumeran a continuación:

Google Workspace Herramientas incluyen:

• Gmail
• Google Drive
• Google Meet (videoconferencia)
• Calendario
• Charlar
• Google Doc
• Hojas de Google (hoja de cálculo)
• Diapositivas de Google (diapositivas de presentación)
• Formularios de Google
• Sitio de Google (sitio web alojado en Google Domain)
• Google Keep (Notes y TODOS)

Todas estas aplicaciones también están disponibles en Mobile, Android e iOS.

Planes de Google Workspace

En el plan básico, conocido como el plan de inicio comercial, Google Workspace solo ofrece almacenamiento en Google Drive a 30 GB por usuario. Para Google Meet, hay un límite de hasta 100 participantes para el plan de inicio.

Para el plan intermedio, conocido como el plan estándar empresarial, el almacenamiento en la nube que se ofrece en Google Drive aumenta significativamente a 2TB por usuario. Para el plan estándar, Google Meet tiene un límite de hasta 150 participantes.

Para el plan pagado más alto, conocido como el plan Business Plus, el almacenamiento en la nube de Google aumenta a 5 TB por usuario. Google también ofrece una planta aún más alta a los clientes empresariales, cuyo paquete es personalizable. Google Meet en este plan tiene un máximo de 250 participantes.

A cada persona que tiene un correo electrónico con su empresa se considera un usuario y se le cobra una tarifa, dependiendo del plan en el que esté su empresa. Sin embargo, los correos electrónicos de alias como Sales@YourCompany están vinculados a un usuario existente y son gratuitos, y no se cobran como un usuario adicional.

¿Quién debería usar el espacio de trabajo de Google?

Puede pensar que Google ya proporciona Gmail y Google Drive gratuitos con aplicaciones como Google Docs, Google Sheets y Google Slides, entonces, ¿por qué debería pagar algo que se puede tener de forma gratuita?

Como individuo que tiene poca necesidad de almacenar información, información relacionada con el trabajo o como freelancer, tal vez la versión gratuita de Google Drive y Gmail es suficiente para usted.

Sin embargo, para los equipos, incluso en pequeños equipos de dos o tres personas en una organización, mantener información y datos relacionados con el trabajo en una nube pagada es una opción más segura. Google Workspace también tiene más funciones que la versión gratuita de Google. El espacio de trabajo de Google es especialmente útil para los equipos que funcionan de forma remota donde aún pueden colaborar en tiempo real utilizando Google Docs, Hojas y diapositivas. Los miembros del equipo pueden ver las ediciones en tiempo real, y todas las ediciones pueden verse por su historial de revisión. Estas aplicaciones también se pueden usar cuando están fuera de línea.

Otras herramientas de colaboración incluyen Google Meet para videoconferencia, calendarios y más. Google Workspace también se puede usar con  Microsoft Office   Word, Excel y PowerPoint en Google Drive. Algunas personas prefieren estas aplicaciones, ya que tienen funcionalidades más poderosas que las aplicaciones de Google. Google Workspace también se integra con otras aplicaciones de terceros, como la gestión de relaciones con el cliente (CRM) que se pueden encontrar en el mercado de Google Workspace.

Una empresa o empresa que se registra con Google Workspace puede usar un nombre de dominio personalizado en lugar de usar Gmail.com para que aparezca como un negocio oficial.

Cómo usar el panel de control de Google Workspace

Si ya está familiarizado con el uso de la versión gratuita de Google, entonces acceder al panel de Google Workspace es familiar para usted. Simplemente acceda a su gmail para llegar a todas las aplicaciones. Esto es para todos los usuarios de un equipo que se ha registrado en Google Workspace.

Para colaborar en Google Docs , Hojas, diapositivas o formularios, simplemente haga clic en el botón Blue Share y seleccione los roles de acceso de los miembros del equipo para editar, comentar o ver. Los miembros del equipo recibirán un correo electrónico invitándolos a colaborar en el archivo.

Cómo asignar tareas en el tablero de espacio de trabajo de Google

Vía Gmail

Trabajar en equipos significa que a algunas personas se les asigna ciertas tareas, y los roles y los entregables de trabajo adheridos a un horario planificado. Esto se puede hacer fácilmente en Gmail.

• Primero, necesita crear un espacio para su proyecto . Esto se puede hacer desplazándose hacia el lado izquierdo de su Gmail, y en algún lugar debajo de su bandeja de entrada, hay un signo más para los espacios. Haga clic en el signo más y nombra el espacio de su proyecto.
• En segundo lugar, invite a los miembros de su equipo relevantes que trabajarán en el proyecto.
• Tercero, nombra la tarea y seleccione la fecha de vencimiento.
• Por último, una vez que los miembros de su equipo aceptan su invitación a este espacio de proyecto en particular, ahora puede seleccionar a qué miembro del equipo en ese espacio de proyecto asignar la tarea.

Google Workspace también está disponible en Mobile, Android e iOS. Sus funciones de chat y espacio están disponibles en Gmail Mobile en la parte inferior de la pantalla móvil. Los archivos se pueden compartir en un espacio de proyecto, hacer ediciones y discutir en la misma ventana de espacio de proyecto a través del chat. De esta manera, el mismo tema se puede ver de manera integral, desde discusiones, roles de tareas y archivos. También puede discutir esto en una reunión de video en vivo. Simplemente haga clic en el icono Meet en el espacio del proyecto, y los miembros del espacio del proyecto pueden unirse a la reunión.

A través de Google Docs

También puede Asignar tareas a través de Google Docs . Para hacerlo, simplemente resalte la oración que desea asignar la tarea a otro miembro del equipo.

Luego haga clic en el botón Agregar comentarios (el botón Plus) en el menú de Google Docs.

Para seleccionar a la persona para asignar la tarea, primero escriba el botón Plus (+) y luego el nombre de la persona. Una vez que surja el nombre de la persona correcta, seleccione para confirmar. Eso es todo.

Consola de administración en el tablero de espacio de trabajo de Google

El rol de administrador tiene autoridad a gran escala sobre el acceso de los usuarios de todos los miembros de su equipo. Esto incluye asignar correos electrónicos, a qué aplicaciones tiene acceso cada usuario y otorgar o limitar el acceso de datos a cada usuario en diferentes regiones.

Por lo tanto, la consola de administración %% %% en el Panel de control de Google Workspace tiene más funciones y aplicaciones que los usuarios regulares del espacio de trabajo de Google.

Estas características incluyen:

• Agregar/eliminar usuarios
• Administrar dispositivo
• Configurar la seguridad y la configuración
• Aplicaciones adicionales
• Facturación
• Dominio
• Informes
• Dispositivos
• Migración de datos
• Grupos
• Unidades de organización
• Dispositivos

El rol de administrador es el papel más poderoso en todos los miembros del equipo de una empresa que usa el espacio de trabajo de Google, que el administrador determina todas las configuraciones que utilizan el tablero de la consola de administración en el espacio de trabajo de Google. El administrador puede asignar cuánto almacenamiento puede tener cada usuario, en qué grupos y unidades de organización se encuentran, etc. El administrador también determina qué aplicaciones adicionales pueden ser

El rol administrativo también puede decidir aumentar los límites de almacenamiento de la compañía, dentro del tablero de trabajo de Google de la consola de administración, aunque Google puede cobrar tarifas adicionales. El administrador también puede monitorear y limitar la cantidad de almacenamiento de cada usuario.

El administrador también puede optar por importar aplicaciones de terceros para ser utilizadas dentro del espacio de trabajo de Google y decidir qué usuarios pueden tener acceso a ellas. Dichas aplicaciones incluyen aplicaciones como CRMS y aplicaciones de firma electrónica.

Cómo configurar el espacio de trabajo de Google

Registre una cuenta y use el asistente de configuración en el espacio de trabajo de Google para configurar su configuración.

Si elige un nuevo nombre de dominio, Google proporcionará registradores de dominio con los que se asocian para una configuración perfecta.

Agregue otros usuarios a su cuenta configurando sus nuevas direcciones de correo electrónico.

Sin embargo, si desea utilizar su nombre de dominio existente, debe hacer algunos pasos adicionales.

Debe demostrarle a Google que posee el dominio existente agregando un registro TXT a sus registros DNS. Por último, debe agregar registros MX para configurar su correo electrónico. El proceso es un poco más complicado para las personas expertos en tecnología si quieren usar un nombre de dominio existente.

Google Workspace Pros y contras

• Todas las herramientas necesarias para una pequeña empresa
• Fácil de configurar
• Bueno para la colaboración remota del equipo
• Correo electrónico personalizado de la empresa en Gmail
• Se integra con  Microsoft Office   (Word, PowerPoint, Excel)
• Google Docs, sábanas y diapositivas pueden funcionar fuera de línea

• Formato incorrecto al importar desde Microsoft Office
• Solo funciona en el buzón de Gmail
• Menos potente que  Microsoft Office   (procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones)
• Mala atención al cliente

Preguntas frecuentes en el espacio de trabajo de Google

1 - ¿Cuál es la diferencia entre Google y Google Workspace?

Google Gmail y Google Drive es la versión gratuita y Google Workspace es la versión paga para las empresas. La versión gratuita tiene funcionalidades limitadas y tamaño de almacenamiento en la nube, mientras que Google Workspace, la versión paga, tiene más funciones y un almacenamiento en la nube más grande y herramientas de colaboración adicionales como el espacio donde puede asignar tareas a los miembros del equipo.

2 - ¿Cuál es la diferencia entre Microsoft 365 y Google Workspace?

Microsoft 365 está construido para el escritorio primero, y luego con capacidades en línea adicionales, mientras que Google Workspace, está creado primero para el uso en línea, con almacenamiento en la nube, y luego solo algunas habilidades fuera de línea.

3- ¿Cómo se llega al panel de control de Google Workspace?

Para un miembro del equipo ordinario de Google Workspace, se puede acceder al tablero a través de Gmail, mientras que para un administrador, el acceso al tablero es a través de https: //workspace.google.com/%

4 - ¿A qué necesitas acceder a Google Workspace?

Puede usar el navegador Google Chrome en su escritorio para el mejor rendimiento. El espacio de trabajo también se puede acceder a través de Mobile, Android e iOS. También puede usar un cuaderno de Chrome para acceder a su espacio de trabajo, siempre que esté disponible una conexión a Internet. Las funcionalidades fuera de línea del espacio de trabajo se limitan a Google Docs, Hojas y diapositivas solo para editar.

Alternativas al espacio de trabajo de Google

Microsoft 365

Microsoft 365 es la oficina de Microsoft con almacenamiento en la nube. La diferencia clave es que las aplicaciones de Microsoft 365 Office están construidas para el escritorio, pero con las capacidades de almacenamiento adicionales en Microsoft One Drive. Para usar Microsoft Word, Excel o PowerPoint, primero deberá instalar el software en su escritorio antes de poder usarlo por completo. Sin embargo, con la nueva versión, hay una versión en línea de Word, Excel y PowerPoint, aunque estas tienen funcionalidades limitadas en comparación con la versión de escritorio.

Las principales fortalezas de Microsoft son las capacidades del software de oficina. Los autores serios que escriben volúmenes de manuscritos no encontrarían tantas funciones en la versión de Google Doc del procesador de palabras. Del mismo modo, los banqueros serios solo podrían crear modelos financieros robustos en Microsoft Excel y no en las hojas de Google.

Sin embargo, Microsoft 365 se basa en el software heredado que comenzó hace 30 años, Microsoft Office, cuando Internet estaba en su infancia y el trabajo remoto era inexistente. Por lo tanto, Microsoft 365 fue construido con una colaboración completa en mente, por lo tanto, no tiene las capacidades de edición en vivo que ofrece Google Workspace.

Oficina de WPS

Oficina de WPS has the same feel and looks as Microsoft, with almost as many of Microsoft’s capabilities, as it is primarily a desktop-first solution. Oficina de WPS is owned by Kingsoft, a China-based company Apps include WPS Writer, WPS Spreadsheet, and WPS Presentation. WPS is free to use, but the apps come with ads and it cost $30 to remove the ads. Oficina de WPS also has a cloud storage solution.

Suite de Office de Apple

Suite de Office de Apple is For Mac and iPhone Enthusiasts. Apple also has a word processor, spreadsheet, and presentation slides called Pages, Numbers, and Keynote. However, the main drawback is that is not at all compatible with Windows and Android, so collaborating with other team members who d not use iOS or Mac is just a barrier.

Conclusión

Mudarse a Google Workspace debería ser una experiencia perfecta para la mayoría de los miembros del equipo, ya que Google Workspace es similar al Google Drive y Gmail gratuitos, pero con la funcionalidad adicional de la colaboración del equipo en el área del ritmo del espacio de trabajo donde los chats grupales, la asignación de roles de tareas y La edición de archivos con historial de seguimiento se puede hacer en espacios separados basados ​​en proyectos. Google Workspace tiene una prueba gratuita gratuita de 14 días para empresas que desean probar Google Workspace.

Preguntas Frecuentes

¿Microsoft 365 es una alternativa gratuita del espacio de trabajo de Google?

Hay diferencias entre los programas. Microsoft 365 está creado para el escritorio y luego con capacidades en línea adicionales, mientras que Google Workspace está construido para uso en línea primero, con almacenamiento en la nube y solo algunas capacidades fuera de línea.