Google Workspace Review 2022 - Une alternative Microsoft 365

Nous connaissons tous tous le navigateur Chrome, Gmail et Google Drive de Google avec toutes les applications gratuites de Google Drive. Google Workspace est essentiellement la version payante de Gmail et Google Drive, avec plus de fonctionnalités offertes, et est ciblé sur les clients commerciaux.

Dans cet article, nous vous donnerons une revue de la revue Google Workspace et comment utiliser Google Workspace Dashboard - Voir aussi Comment créer un compte Google Workspace avec Discount dans notre autre article.

Qu'est-ce que Google Workspace

Google Workspace est une solution de bureau basée sur le cloud pour les entreprises d'équipe. Bien que la plupart s'exécutent uniquement en ligne, certaines applications peuvent également être utilisées lorsqu'ils sont hors ligne.

Plus que de simples logiciels de bureau tels que les traitements de texte, les feuilles de calcul et les diapositives de présentation stockées dans les serveurs cloud de Google, ces applications permettent une collaboration en ligne d'équipe. Il existe également d'autres applications et outils inclus dans Google Workspace qui sont répertoriés ci-dessous:

Google Workspace Les outils incluent:

• Gmail
• Google Drive
• Google Meet (vidéoconférence)
• Calendrier
• Discuter
• Google Doc
• Google Sheets (feuille de calcul)
• Google diapositives (diapositives de présentation)
• Formulaires Google
• Site Google (site Web hébergé sur Google Domain)
• Google Keep (Notes et Todos)

Toutes ces applications sont également disponibles sur Mobile, Android et iOS.

Plans Google Workspace

Dans le plan de base, connu sous le nom de Plan de démarrage, Google Workspace propose uniquement un stockage sur Google Drive à 30 Go par utilisateur. Pour Google Meet, il y a une limite allant jusqu'à 100 participants pour le plan de démarrage.

Pour le plan intermédiaire, connu sous le nom de plan standard commercial, le stockage cloud offert dans Google Drive augmente considérablement à 2 To par utilisateur. Pour le plan standard, Google Meet a une limite allant jusqu'à 150 participants.

Pour le plan le plus rémunéré, connu sous le nom de Plan Business Plus, le stockage cloud de Google augmente à 5 To par utilisateur. Google propose également une usine encore plus élevée pour les clients d'entreprise, quel package est personnalisable. Google se rencontre dans ce plan a un maximum de 250 participants à rencontrer.

Chaque personne qui a un e-mail avec votre entreprise est considérée comme un utilisateur et est facturée, selon le plan de votre entreprise. Cependant, les e-mails d'alias tels que Sales @ YourCompany sont liés à un utilisateur existant et sont gratuits et ne sont pas facturés en tant qu'utilisateur supplémentaire.

Qui devrait utiliser Google Workspace?

Vous pensez peut-être que Google fournit déjà Gmail et Google Drive gratuit avec des applications telles que Google Docs, Google Sheets et Google, alors pourquoi devriez-vous payer pour quelque chose qui peut être réalisé gratuitement?

En tant que personne qui a peu besoin de stocker des informations, des informations liées au travail ou en tant que pigiste, peut-être que la version gratuite de Google Drive et Gmail vous suffit.

Pour les équipes, cependant, même dans les petites équipes de deux ou trois personnes dans une organisation, conserver des informations et des données liées au travail dans un cloud payant est une option plus sécurisée. Google Workspace a également plus de fonctions que la version gratuite de Google. Google Workspace est particulièrement utile pour les équipes qui fonctionnent à distance où ils peuvent toujours collaborer en temps réel en utilisant Google Docs, des feuilles et des diapositives. Les modifications en temps réel peuvent être vues par les membres de l'équipe, et toutes les modifications peuvent être vues par leur histoire de révision. Ces applications peuvent également être utilisées lorsqu'ils sont hors ligne.

D'autres outils de collaboration incluent Google Meet pour la conférence vidéo, les calendriers, etc. Google Workspace peut également être utilisé avec  Microsoft Office   Word, Excel et PowerPoint dans Google Drive. Certaines personnes préfèrent ces applications car elles ont des fonctionnalités plus puissantes que les applications de Google. Google Workspace s'intègre également à d'autres applications tierces telles que la gestion des relations clients (CRM) qui peuvent être trouvées sur Google Workspace Marketplace.

Une entreprise ou une entreprise qui s'inscrit avec Google Workspace peut utiliser un nom de domaine personnalisé au lieu d'utiliser Gmail.com afin qu'il apparaisse comme une entreprise officielle.

Comment utiliser Google Workspace Dashboard

Si vous connaissez déjà l'utilisation de la version gratuite de Google, l'accès au tableau de bord Google Workspace vous est familier. Il suffit d'y accéder via votre Gmail pour accéder à toutes les applications. C'est pour tous les utilisateurs d'une équipe qui s'est inscrite avec Google Workspace.

Pour collaborer sur Google Docs , feuilles, diapositives ou formulaires, cliquez simplement sur le bouton de partage bleu et sélectionnez les rôles d'accès des membres de l'équipe pour modifier, commenter ou afficher. Les membres de l'équipe recevront un e-mail les invitant à collaborer au dossier.

Comment attribuer des tâches dans le tableau de bord Google Workspace

Via gmail

Travailler dans les équipes signifie que certaines personnes se voient attribuer certaines tâches, des rôles et adhérer les livrables au travail à un horaire prévu. Cela peut être fait facilement dans Gmail.

• Tout d'abord, vous devez créer un espace pour votre projet . Cela peut être fait en faisant défiler vers le côté gauche de votre Gmail, et quelque part en dessous de votre boîte de réception, il y a un signe plus pour les espaces. Cliquez sur le panneau Plus et nommez votre espace de projet.
• Deuxièmement, invitez les membres de votre équipe concernés qui fonctionneront sur le projet.
• Troisièmement, nommez la tâche et sélectionnez la date d'échéance.
• Enfin, une fois que les membres de votre équipe acceptent votre invitation à cet espace de projet particulier, vous pouvez désormais sélectionner le membre de l'équipe dans cet espace de projet pour attribuer la tâche.

Google Workspace est également disponible sur Mobile, Android et iOS. Leurs fonctions de chat et d'espace sont disponibles dans Gmail Mobile en bas de l'écran mobile. Les fichiers peuvent être partagés dans un espace de projet, effectuer des modifications et discuter dans la même fenêtre d'espace de projet via le chat. De cette façon, le même sujet peut être visualisé de manière holistique, à partir des discussions, des rôles de tâches et des fichiers. Vous pouvez également en discuter lors d'une réunion vidéo en direct. Cliquez simplement sur l'icône Meet dans l'espace du projet, et les membres de l'espace du projet peuvent rejoindre la réunion.

Via Google Docs

Vous pouvez également affecter des tâches via Google Docs . Pour ce faire, mettez simplement en évidence la phrase que vous souhaitez attribuer la tâche à un autre membre de l'équipe.

Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter du commentaire (le bouton Plus) dans le menu de Google Docs.

Pour sélectionner la personne pour affecter la tâche, saisissez d'abord le bouton Plus (+) puis le nom de la personne. Une fois que le nom de la bonne personne apparaît, sélectionnez-le pour confirmer. C'est ça.

Console d'administration dans le tableau de bord Google Workspace

Le rôle d'administrateur a une autorité à grande échelle sur tout l'accès des utilisateurs de ses membres de son équipe. Cela comprend l'attribution des e-mails, ce à quoi chaque utilisateur a accès et accorder ou limiter l'accès aux données à chaque utilisateur dans différentes régions.

Par conséquent, le Console Admin dans le tableau de bord Google Workspace a plus de fonctionnalités et d'applications que les utilisateurs réguliers de Google Workspace.

Ces fonctionnalités incluent:

• Ajouter / supprimer les utilisateurs
• Gérer l'appareil
• Configurer la sécurité et les paramètres
• Applications supplémentaires
• Facturation
• Domaines
• Rapports
• Dispositifs
• Migration de données
• Groupes
• Unités d'organisation
• Dispositifs

Le rôle d'administrateur est le rôle le plus puissant dans tous les membres de l'équipe d'une entreprise utilisant Google Workspace que tous les paramètres sont déterminés par l'administrateur à l'aide de la console d'administration dans Google Workspace Dashboard. L'administrateur peut attribuer la quantité de stockage que chaque utilisateur peut avoir, dans les groupes et les unités d'organisation dans laquelle ils se trouvent, etc. L'administrateur détermine également quelles applications supplémentaires peuvent être

Le rôle d'administrateur peut également décider d'augmenter les limites de stockage de l'entreprise, dans le tableau de bord de l'espace Google de la console d'administration, bien que Google puisse facturer des frais supplémentaires. L'administrateur peut également surveiller et limiter le montant de stockage de chaque utilisateur.

L'administrateur peut également choisir d'importer des applications tierces à utiliser dans Google Workspace et décider quels utilisateurs peuvent y avoir accès. Ces applications incluent des applications telles que les CRM et les applications de signature électronique.

Comment configurer Google Workspace

Enregistrez un compte et utilisez l'assistant de configuration dans Google Workspace pour configurer votre configuration.

Si vous choisissez un nouveau nom de domaine, Google fournira des registraires de domaine avec lesquels ils s'associent pour une configuration transparente.

Ajoutez d'autres utilisateurs à votre compte en configurant leurs nouvelles adresses e-mail.

Cependant, si vous souhaitez utiliser votre nom de domaine existant, vous devez faire des étapes supplémentaires.

Vous devez prouver à Google que vous possédez le domaine existant en ajoutant un enregistrement TXT à vos enregistrements DNS. Enfin, vous devez ajouter des enregistrements MX pour configurer votre e-mail. Le processus est légèrement plus compliqué pour les personnes averties non technologiques s'ils veulent utiliser un nom de domaine existant.

Google Workspace Avantages et inconvénients

• Tous les outils nécessaires pour une petite entreprise
• Facile à configurer
• Bon pour la collaboration d'équipe à distance
• Email de l'entreprise personnalisée dans Gmail
• S'intègre à  Microsoft Office   (Word, PowerPoint, Excel)
• Google Docs, des feuilles et des diapositives peuvent fonctionner hors ligne

• Formatage incorrect lors de l'importation de Microsoft Office
• Fonctionne uniquement dans la boîte aux lettres Gmail
• Moins puissant que  Microsoft Office   (traitement de texte, feuille de calcul, présentations)
• Mauvais support client

FAQ sur Google Workspace

1 - Quelle est la différence entre Google et Google Workspace?

Google Gmail et Google Drive sont la version gratuite et Google Workspace est la version payante pour les entreprises. La version gratuite a des fonctionnalités limitées et une taille de stockage cloud tandis que Google Workspace, la version payante, a plus de fonctions et un stockage plus grand et des outils de collaboration supplémentaires tels que l'espace où vous pouvez attribuer des tâches aux membres de l'équipe.

2 - Quelle est la différence entre Microsoft 365 et Google Workspace?

Microsoft 365 est conçu pour le bureau d'abord, puis avec des capacités en ligne supplémentaires, tandis que Google Workspace, est conçu pour l'utilisation en ligne, avec un stockage cloud, puis seulement quelques capacités hors ligne.

3- Comment arrivez-vous à votre tableau de bord Google Workspace?

Pour un membre de l'équipe ordinaire de Google Workspace, le tableau de bord est accessible via Gmail, tandis que pour un administrateur, l'accès au tableau de bord est via https: //workspace.google.com/

4 - De quoi avez-vous besoin pour accéder à Google Workspace?

Vous pouvez utiliser le navigateur Google Chrome sur votre bureau pour les meilleures performances. Workspace est également accessible via Mobile, Android et iOS. Vous pouvez également utiliser un ordinateur portable Chrome pour accéder à votre espace de travail, tant qu'une connexion Internet est disponible. Les fonctionnalités hors ligne de l'espace de travail sont limitées aux documents Google, aux feuilles et aux diapositives pour l'édition uniquement.

Alternatives à Google Workspace

Microsoft 365

Microsoft 365 est le  Microsoft Office   avec stockage cloud. La principale différence est que les applications Office Microsoft 365 sont conçues pour le bureau, mais avec les capacités de stockage supplémentaires sur Microsoft One Drive. Pour utiliser Microsoft Word, Excel ou PowerPoint, vous devrez d'abord installer le logiciel sur votre bureau avant de pouvoir l'utiliser complètement. Cependant, avec la nouvelle version, il existe une version en ligne de Word, Excel et PowerPoint, bien que celles-ci aient des fonctionnalités limitées par rapport à la version de bureau.

Les principales forces de Microsoft sont les capacités du logiciel Office. Les auteurs sérieux qui écrivent des volumes de manuscrits ne trouveraient pas autant de fonctions dans la version Google Doc du traitement de texte. De même, les banquiers sérieux ne seraient en mesure de créer des modèles financiers robustes sur Microsoft Excel et non sur Google Sheets.

Cependant, Microsoft 365 est basé sur des logiciels hérités qui ont commencé il y a 30 ans, Microsoft Office, lorsque Internet était à ses balbutiements et que les travaux à distance étaient inexistants. Par conséquent, Microsoft 365 a été construit avec une collaboration complète à l'esprit, n'a donc pas les capacités d'édition en direct que Google Workspace offre.

Bureau WPS

Bureau WPS has the same feel and looks as Microsoft, with almost as many of Microsoft’s capabilities, as it is primarily a desktop-first solution. Bureau WPS is owned by Kingsoft, a China-based company Apps include WPS Writer, WPS Spreadsheet, and WPS Presentation. WPS is free to use, but the apps come with ads and it cost $30 to remove the ads. Bureau WPS also has a cloud storage solution.

Suite de bureaux Apple

Suite de bureaux Apple is For Mac and iPhone Enthusiasts. Apple also has a word processor, spreadsheet, and presentation slides called Pages, Numbers, and Keynote. However, the main drawback is that is not at all compatible with Windows and Android, so collaborating with other team members who d not use iOS or Mac is just a barrier.

Conclusion

Le passage à Google Workspace devrait être une expérience transparente pour la plupart des membres de l'équipe, car Google Workspace est similaire à Google Drive et Gmail gratuit, mais avec les fonctionnalités supplémentaires de la collaboration d'équipe dans le domaine du rythme de l'espace de travail où les discussions de groupe, attribuent des rôles de tâche, et Les fichiers d'édition avec l'historique de suivi peuvent être effectués dans des espaces séparés en fonction des projets. Google Workspace a un essai gratuit de 14 jours pour les entreprises qui souhaitent essayer Google Workspace.

Questions Fréquemment Posées

Microsoft 365 est-il une alternative gratuite sur l'espace de travail Google?

Il existe des différences entre les programmes. Microsoft 365 est conçu pour le bureau, puis avec des capacités en ligne supplémentaires, tandis que Google Workspace est conçu pour une utilisation en ligne d'abord, avec un stockage cloud, puis seulement quelques capacités hors ligne.