Excel: utiliser le tableau comme liste déroulante de la liste de validation des données

Validation des données: comment créer une cellule pour sélectionner des valeurs dans une liste déroulante

Créer un tableau dans MS Excel peut être très frustrant si vous répétez la même entrée encore et encore.

En même temps, il est très pratique de sélectionner simplement le contenu d'entrée dans une certaine liste déroulante.

Voyons comment utiliser la règle de validation, une fonction qui la rend possible.

Le tableau ci-dessous est une liste des dépenses d'une personne. La date, le type de dépense et la valeur sont saisis chaque fois que de l'argent est dépensé.

En utilisant ce tableau, définissons la colonne B afin que les types de dépenses puissent être sélectionnés dans la liste déroulante, et uniquement à partir de là, pour éviter de les configurer à chaque fois, et éviter toute erreur de saisie des données.

Solution 1: créer une liste par saisie directe

Commençons par sélectionner la cellule pour laquelle nous voulons définir la liste déroulante.

Sélectionnez Validation des données dans l'onglet Données dans Excel, il peut s'afficher sous la forme d'une petite icône uniquement.

Dans l'onglet Paramètres, affichez l'option déroulante Autoriser et sélectionnez l'option Liste. Cela vous permettra de créer ou de sélectionner une liste de valeurs autorisées pour les cellules de données sélectionnées.

Dans le champ source, entrez simplement les valeurs que vous souhaitez autoriser, séparées par une virgule.

Validez simplement en cliquant sur OK, et votre liste déroulante de validation aura été créée pour les cellules sélectionnées.

Si vous sélectionnez l'une de ces cellules, une icône apparaîtra à la fin de la cellule, et en cliquant dessus, la liste déroulante de validation sera affichée, vous permettant de sélectionner la valeur à entrer automatiquement dans la cellule en fonction de votre liste d'entrée directe.

Solution 2: sélectionnez une plage de valeurs existantes

De même, au lieu de taper les valeurs manuellement, vous pouvez spécifier une plage de valeurs autorisées en sélectionnant une liste qui existe déjà dans le classeur.

Une bonne pratique lors de la création de plusieurs listes de validation déroulantes dans Microsoft Excel consiste à avoir une ou plusieurs feuilles spécifiques qui ne contiennent que les différentes listes de validation, pour faciliter leur recherche et leur mise à jour.

Après avoir créé votre liste de valeurs autorisées, dans notre exemple sur la même feuille de calcul pour la rendre visuellement plus accessible, sélectionnez les cellules sur lesquelles la validation des données doit être appliquée.

Ensuite, ouvrez de la même manière le menu de validation des données depuis l'onglet données, sélectionnez le type de liste dans le menu déroulant, et pour la source, au lieu de saisir vos propres valeurs, cliquez sur le bouton à droite du champ.

Vous serez redirigé vers votre feuille de calcul, et tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur la première cellule de votre table de validation des données, déplacez votre souris sur la dernière cellule contenant l'une des valeurs valides, tout en maintenant votre clic, et relâchez le clic seulement après avoir atteint la dernière cellule des valeurs de validation des données.

Les valeurs que vous avez sélectionnées de cette manière seront référencées dans votre liste de validation de données, et vous pouvez simplement ajouter des valeurs à votre validation de données - ou les supprimer - en mettant à jour cette liste.

Définir les entrées de validation des données sur une feuille différente

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Afin de mieux organiser votre classeur, il peut être plus facile de créer vos listes de validation de données dans un classeur spécifique, afin que vous puissiez facilement les trouver et y accéder, sans avoir à vous demander où elles sont définies.

Mettez vos données là-bas, sélectionnez la table et utilisez les tables d'options: table dans l'onglet Insertion, pour transformer votre liste de valeurs en une table qui sera automatiquement redéfinie lorsque vous ajoutez ou supprimez des valeurs - et il en sera de même pour la validation de vos données.

Ensuite, cliquez n'importe où dans votre table stylisée et entrez un nom de table dans l'onglet de conception de table.

Cela vous permettra de référencer cette table n'importe où, y compris dans une liste de validation de données, en entrant simplement le nom de la table au lieu de la plage!

Comment autoriser les cellules vides dans une liste de validation de données

Si vous souhaitez autoriser des valeurs vides dans un champ pour lequel la validation des données est activée, vous devez sélectionner l'une des cellules pour lesquelles la validation des données est activée et aller dans l'onglet données, pour ouvrir le menu de validation des données (voir ci-dessus où se trouve le bouton ).

Là, assurez-vous que l'option ignorer le blanc est cochée et cliquez sur «appliquer ces modifications à toutes les autres cellules avec les mêmes paramètres» avant de cliquer sur OK.

Vous pourrez alors vider une cellule en la sélectionnant et en supprimant le contenu, sans recevoir de message d'erreur indiquant que le contenu des cellules n'est pas autorisé.

Comment désactiver les valeurs vides dans une liste de validation de données

Si vous ne voulez pas que les valeurs vides soient autorisées dans une liste déroulante de validation des données et que vous obtenez un message d'erreur la valeur de cette cellule est invalide ou manquante chaque fois que vous la sélectionnez, commencez par sélectionner la plage de cellules sur laquelle les données la validation s'applique, ou n'importe quelle cellule de cette liste.

Ensuite, ouvrez le menu de validation des données dans l'onglet des données et décochez le champ ignorer le blanc. Si vous n'avez sélectionné qu'une seule cellule, cochez la case «appliquer ces modifications à toutes les autres cellules avec les mêmes paramètres» avant de cliquer sur OK.

De retour à votre liste déroulante de validation des données, l'erreur apparaîtra - et il ne sera plus possible de laisser une cellule vide.

Comment supprimer une liste déroulante de validation de données

Chaque fois que vous avez terminé de limiter la plage de valeurs autorisées dans une liste, sélectionnez n'importe quelle cellule de cette liste.

Ensuite, ouvrez le menu de validation des données depuis l'onglet données - voir ci-dessus dans la première section comment le faire - et assurez-vous que l'option appliquer ces modifications à toutes les autres cellules avec les mêmes paramètres est cochée, sinon vous ne supprimerez que les données validation sur les cellules actuellement sélectionnées.

Ensuite, cliquez sur tout effacer et la validation des données que vous avez sélectionnée sera supprimée du classeur MS Excel!

VBA: Ajouter une liste de validation

Ajouter une liste de validation avec VBA est aussi simple que d'utiliser la fonction ci-dessous, où A1 est la cellule dans laquelle les données seront validées par rapport à la liste de validation des données stockée dans les cellules B1 à B5.

Plage ("a1"). Validation _ .Modify xlValidateList, xlValidAlertStop, "= $ B $ 1: $ B $ 5"

En utilisant les propriétés avancées de la fonction de liste de validation des données VBA, il est possible de créer plusieurs listes déroulantes dépendantes dans Excel VBA qui valident chacune divers champs par rapport à diverses listes de validation de données et ont leurs propres titres, titres d'erreur, messages et messages d'erreur .