एक्सेल: डेटा सत्यापन सूची ड्रॉप-डाउन के रूप में तालिका का उपयोग करें

डेटा सत्यापन: ड्रॉप-डाउन से मूल्यों का चयन करने के लिए एक सेल कैसे बनाएं

यदि आप एक ही इनपुट को बार-बार दोहराते हैं तो MS Excel में एक टेबल बनाना बहुत निराशाजनक हो सकता है।

उसी समय, यह बहुत सुविधाजनक है यदि आप बस एक निश्चित ड्रॉप-डाउन सूची से इनपुट सामग्री का चयन करते हैं।

आइए देखें कि सत्यापन नियम का उपयोग कैसे करें, एक फ़ंक्शन जो इसे संभव बनाता है।

नीचे दी गई तालिका किसी व्यक्ति की व्यय सूची है। हर बार कुछ पैसे खर्च किए जाने की तिथि, प्रकार और खर्च दर्ज किए जाते हैं।

इस तालिका का उपयोग करते हुए, कॉलम B को सेट करें ताकि खर्च प्रकारों को ड्रॉप-डाउन सूची में चुना जा सके, और केवल वहां से, हर बार उन्हें सेट करने से बचने के लिए और डेटा प्रविष्टि में किसी भी गलती से बचने के लिए।

समाधान 1: प्रत्यक्ष इनपुट द्वारा एक सूची बनाएं

चलो उस सेल का चयन करके शुरू करें जिसके लिए हम ड्रॉप-डाउन सूची सेट करना चाहते हैं।

एक्सेल में डेटा टैब से डेटा सत्यापन चुनें, यह केवल एक छोटे आइकन के रूप में प्रदर्शित किया जा सकता है।

सेटिंग्स टैब में, ड्रॉप डाउन विकल्प का प्रदर्शन करें और सूची विकल्प चुनें। यह आपको चयनित डेटा कोशिकाओं के लिए अनुमत मानों की एक सूची बनाने या चयन करने की अनुमति देगा।

स्रोत फ़ील्ड में, उन मानों को दर्ज करें जिन्हें आप अनुमति देना चाहते हैं, अल्पविराम द्वारा अलग किए गए।

बस ओके पर क्लिक करके मान्य करें, और चयनित कक्षों के लिए आपकी ड्रॉप-डाउन सत्यापन सूची बनाई गई होगी।

यदि आप इन कोशिकाओं में से किसी एक का चयन करते हैं, तो सेल के अंत में एक आइकन दिखाई देगा, और उस पर क्लिक करके, ड्रॉप-डाउन सत्यापन सूची प्रदर्शित की जाएगी, जो आपको आपके आधार पर सेल में स्वचालित रूप से दर्ज किए जाने वाले मान का चयन करने देगा। प्रत्यक्ष इनपुट सूची।

समाधान 2: मौजूदा मानों की श्रेणी का चयन करें

इसी तरह, मैन्युअल रूप से मान टाइप करने के बजाय, आप कार्यपुस्तिका में पहले से मौजूद सूची का चयन करके अनुमत मानों की एक श्रृंखला निर्दिष्ट कर सकते हैं।

Microsoft Excel में कई ड्रॉप-डाउन सत्यापन सूचियों को बनाते समय एक सबसे अच्छा अभ्यास एक या एक से अधिक विशिष्ट पत्रक हैं जिनमें केवल विभिन्न सत्यापन सूचियाँ होती हैं, जिससे उन्हें खोजने और उन्हें अपडेट करने में आसानी हो।

अनुमत मानों की अपनी सूची बनाने के बाद, हमारे उदाहरण में समान कार्यपत्रक पर इसे नेत्रहीन रूप से अधिक सुलभ बनाने के लिए, उन कोशिकाओं का चयन करें, जिन पर डेटा सत्यापन लागू किया जाना चाहिए।

फिर, डेटा टैब से डेटा सत्यापन मेनू खोलें, ड्रॉप-डाउन मेनू में सूची प्रकार का चयन करें, और स्रोत के लिए, अपने स्वयं के मान दर्ज करने के बजाय, फ़ील्ड के दाईं ओर बटन पर क्लिक करें।

आपको अपनी कार्यपत्रक पर पुनर्निर्देशित किया जाएगा, और आपको बस इतना करना है कि आपको अपने डेटा सत्यापन तालिका के पहले सेल पर क्लिक करना है, अपने माउस को अंतिम सेल में ले जाएँ, जिसमें आपके मान्य मानों में से एक है, जबकि आपका क्लिक पकड़े, और क्लिक जारी करें डेटा सत्यापन मूल्यों के अंतिम सेल में पहुँचने के बाद ही।

आपके द्वारा चुने गए मानों को आपके डेटा सत्यापन सूची में संदर्भित किया जाएगा, और आप बस उस सूची को अपडेट करके अपने डेटा सत्यापन में मूल्यों को जोड़ सकते हैं - या उन्हें हटा सकते हैं।

डेटा सत्यापन प्रविष्टियों को एक अलग शीट पर सेट करें

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यहां दाखिला लें

अपनी कार्यपुस्तिका को बेहतर तरीके से व्यवस्थित करने के लिए, एक विशिष्ट कार्यपुस्तिका में अपनी डेटा सत्यापन सूचियों को बनाना आसान हो सकता है, ताकि आप उन्हें आसानी से पा सकें और उनका उपयोग कर सकें, और उन्हें आश्चर्य नहीं होगा कि वे कहाँ सेट हैं।

अपना डेटा वहां रखें, तालिका का चयन करें, और विकल्प टैब में तालिका का उपयोग करें: अपनी टैब में मूल्यों की सूची को बदलने के लिए तालिका को स्वचालित रूप से फिर से तैयार किया जाएगा क्योंकि आप मान जोड़ते या हटाते हैं - और इसलिए आपके डेटा सत्यापन होगा।

फिर, अपनी शैली तालिका में कहीं भी क्लिक करें, और तालिका डिज़ाइन टैब में तालिका नाम दर्ज करें।

यह आपको डेटा सत्यापन सूची में कहीं भी इस तालिका को संदर्भित करने की अनुमति देगा, सीमा के बजाय केवल तालिका नाम दर्ज करके!

डेटा सत्यापन सूची में रिक्त कक्षों को कैसे अनुमति दें

यदि आप किसी ऐसे फ़ील्ड में रिक्त मानों को अनुमति देना चाहते हैं जिसमें डेटा सत्यापन सक्षम है, तो आपको उन सेल में से एक का चयन करना होगा जिसके लिए डेटा सत्यापन सक्रिय है, और डेटा सत्यापन मेनू खोलने के लिए डेटा टैब पर जाएं (ऊपर देखें जहां बटन है) ) है।

वहां, सुनिश्चित करें कि अनदेखा ब्लैंक विकल्प की जाँच की जाती है, और ठीक क्लिक करने से पहले एक ही सेटिंग के साथ अन्य सभी कोशिकाओं में इन परिवर्तनों को लागू करें पर क्लिक करें।

तब आप किसी सेल को खाली कर पाएंगे और उसका चयन कर सामग्री को हटाए बिना, एक त्रुटि संदेश प्राप्त किए बिना, यह निर्दिष्ट करते हुए कि सेल सामग्री की अनुमति नहीं है।

डेटा सत्यापन सूची में रिक्त मान कैसे अक्षम करें

यदि आप नहीं चाहते हैं कि डेटा मान ड्रॉप-डाउन सूची में रिक्त मानों को अनुमति दी जाए, और एक त्रुटि संदेश प्राप्त करें इस सेल में मान अमान्य या अनुपलब्ध है जब भी आप इसे चुनते हैं, तो उन कक्षों की श्रेणी चुनें, जिन पर डेटा का चयन करें सत्यापन लागू होता है, या उस सूची में कोई भी सेल।

फिर, डेटा टैब में डेटा सत्यापन मेनू खोलें, और अनदेखा खाली फ़ील्ड को अनचेक करें। यदि आपने केवल एक सेल का चयन किया है, तो ठीक क्लिक करने से पहले इन बदलावों को एक ही सेटिंग के साथ अन्य सभी कोशिकाओं पर लागू करें की जाँच करें।

आपके डेटा सत्यापन ड्रॉप-डाउन सूची में वापस, त्रुटि दिखाई देगी - और अब सेल खाली छोड़ना संभव नहीं होगा।

डेटा सत्यापन ड्रॉप-डाउन सूची कैसे निकालें

जब भी आपको किसी सूची में अनुमत मानों की सीमा को सीमित करने के साथ किया जाता है, उस सूची में किसी भी सेल का चयन करें।

फिर डेटा टैब से डेटा सत्यापन मेनू खोलें - ऊपर पहले खंड में देखें कि यह कैसे करना है - और यह सुनिश्चित करें कि समान सेटिंग्स के साथ अन्य सभी कक्षों में इन परिवर्तनों को लागू करें विकल्प की जांच की गई है, अन्यथा आप केवल डेटा हटा देंगे वर्तमान में चयनित कोशिकाओं पर सत्यापन।

फिर, स्पष्ट सभी पर क्लिक करें और आपके द्वारा चयनित डेटा सत्यापन को एमएस एक्सेल वर्कबुक से हटा दिया जाएगा!

VBA: सत्यापन सूची जोड़ें

VBA के साथ एक सत्यापन सूची जोड़ना नीचे दिए गए फ़ंक्शन का उपयोग करना जितना आसान है, जहां A1 वह सेल है जिसमें डेटा B1 से B5 में संग्रहीत डेटा सत्यापन सूची के विरुद्ध डेटा मान्य किया जाएगा।

रेंज ("ए 1")। वैधकरण _। संशोधित xlValidateList, xlValidAlertStop, "= $ B $ 1: $ B $ 5"

VBA डेटा सत्यापन सूची फ़ंक्शन के उन्नत गुणों का उपयोग करके, Excel VBA में एकाधिक आश्रित ड्रॉप डाउन सूची बनाना संभव है जो प्रत्येक विभिन्न डेटा सत्यापन सूचियों के विरुद्ध विभिन्न क्षेत्रों को मान्य करता है, और उनके स्वयं के शीर्षक, त्रुटि शीर्षक, संदेश और त्रुटि संदेश होते हैं ।