10 consigli sulla produttività di MS Excel da parte di esperti

Suggerimenti sulla produttività di MS Excel

Il software per fogli di calcolo di  Microsoft Office    MS Excel   è ampiamente utilizzato per una vasta gamma di applicazioni, dall'aggiornamento di un elenco di articoli alla generazione di fatture o persino alla riproduzione di videogiochi.

Tuttavia, nell'uso aziendale quotidiano, molti utenti di base non sono nemmeno a conoscenza di un utile suggerimento per la produttività di Excel che potrebbe far loro risparmiare molto tempo ed energia, ad esempio per  contare il numero di occorrenze   in un elenco di migliaia di voci o per motivi più semplici operazioni come trovare la posizione di un carattere in una stringa e altre operazioni.

Con solo un po 'di formazione, è anche possibile utilizzare nell'uso quotidiano delle funzionalità molto utili con i caratteri jolly di Excel, un insieme di caratteri che può sostituire qualsiasi altro in una formula. Utilizzati in un  vlookup avanzato in Excel   possono persino diventare molto potenti.

Abbiamo chiesto alla community di esperti i loro migliori consigli sull'utilizzo di MS Excel, ed ecco le loro risposte:

 Stai usando MS Excel regolarmente? Qual è l'unico suggerimento che aiuta la tua produttività quotidiana sul lavoro e che potresti condividere?

Stacy Caprio, Marketing per la crescita: esegui il backup dei tuoi documenti Excel nel cloud

Un suggerimento sulla produttività di Excel è il backup dei documenti Excel sul cloud.

Ho lavorato per settimane e anni su documenti specifici e mi aspettavo che fossero sempre lì, ma poi ho avuto situazioni in cui  il mio computer   si è rotto a causa di un problema di fuoriuscita di acqua o altri guasti e ho perso i miei fogli Excel. Ora so di eseguirne sempre il backup, quindi li avrò anche se succede qualcosa di inaspettato, motivo per cui tengo sempre a portata di mano un backup basato su cloud.

Kenny Trinh, NetbookNews: sbarazzati del mouse e vai 3-5 volte più veloce!

Vai senza mouse.

Aumenta la tua velocità 3–5X quando ti sbarazzi del mouse. Il modo migliore per iniziare a imparare questo è:

• 1. Premi il tasto ALT: vedrai le lettere e il numero visualizzati in tutto il menu, ecco come navighi d'ora in poi
• 2. Stampa una pagina delle scorciatoie da tastiera (cerca le scorciatoie da tastiera su google images) e registrala sul tuo computer

Per familiarizzare con Excel senza mouse occorrono circa 2-3 settimane.

Le chiavi per essere efficienti sono:

• Velocità -> vai senza mouse
• Automazione -> impara come scrivere formule eccezionali e formattare fogli di calcolo in modo intuitivo

Se dovessi classificare altri 3, ecco come li darei la priorità:

• 1. Formattazione e formule di base (prepara fantastici report e automatizza le attività)
• 2. Analisi dei dati: filtraggio, ordinamento e analisi dei dati
• 3. Visualizzazione dei dati: tabelle, grafici e grafici a doppio asse

David Johnson, Mulytic Labs: riferimento assoluto ad altri campi

I riferimenti assoluti mi hanno salvato la vita, non sono troppo orgoglioso per dirlo. I cieli si sono aperti per me quando ho imparato a usare '$' per creare riferimenti assoluti ad altri campi. Per i non iniziati, $ davanti alla lettera corregge la colonna e $ davanti al numero corregge la riga. Da lì, i riferimenti possono essere stabili quanto è necessario. Mi ha davvero semplificato la vita facendo analisi di grandi serie di dati rapidamente.

David Johnson, MBA, BA Computer Science, ha lavorato nel settore tecnologico per 20 anni guidando team globali e iniziative tecnologiche negli Stati Uniti, in Europa e APAC per aziende come IBM e Sungard. Attualmente è Chief Technology Officer presso Mulytic Labs, mentre svolge anche consulenza sulla gestione di dati e tecnologia presso Clear Blue Data.

Norhanie Pangulima, Centriq: usa il riempimento flash

Ecco il mio consiglio di produttività Excel numero uno: padroneggiare l'uso del riempimento flash. Il riempimento flash è una funzione molto potente che è utile quando si tratta di elaborare grandi quantità di dati. Invece di esaminare i dati uno per uno, puoi effettivamente insegnare a riempire istantaneamente ciò di cui hai bisogno. Digitare ciò che è necessario nella cella accanto ai dati non elaborati alcune volte e quindi provare se la funzione di riempimento flash lo impara. A volte è necessario digitare di più per consentire a Excel di riconoscere il modello, ma una volta fatto, fa il lavoro per te.

Per fare ciò, fai clic sulla cella in cui hai bisogno dei dati. E poi trova il pulsante di riempimento flash. Puoi vederlo nella scheda Home, nel riquadro Modifica che si trova nella parte più a destra della finestra di Excel. Trova il pulsante Riempi sotto la somma automatica, quindi fai clic sul menu a discesa. Infine, fai clic su Flash Fill e osserva la magia. Niente può essere più produttivo di essere in grado di fornire dati dal tuo foglio di lavoro senza fare il lavoro manuale.

Sono un consulente di sensibilizzazione presso Centriq, l'app di gestione della casa che è stata descritta / citata in punti vendita come la New York, questa vecchia casa, il quotidiano immobiliare, Brit + Co e altri. In Centriq, lavoro con il nostro team di contenuti per creare contenuti ottimizzati per SEO su manutenzione della casa, arredamento, sicurezza della casa e altro ancora.

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Mike Richards, Golf Einstein: apprendimento costante degli ultimi aggiornamenti

Ho usato  MS Excel   durante la documentazione di importanti informazioni commerciali e un trucco che vivo è assicurarmi di tenermi aggiornato con gli ultimi aggiornamenti e scorciatoie come scorciatoie da tastiera e formula che non solo hanno velocizzato il mio lavoro ma mi hanno anche incoraggiato per continuare a imparare. Questa pratica ha sviluppato una mentalità di apprendimento costante che mi ha reso più motivato a crescere e ad essere produttivo.

Mi chiamo Mike e sono appassionato di golf e fondatore di Golf Einstein, un blog in cui condivido il mio contributo su tutto ciò che riguarda il golf!

Shayne Sherman, TechLoris: utilizzare i dati di convalida

Il mio miglior consiglio, tuttavia, è piuttosto semplice: * Usa i dati di validazione! * Lo so, lo so, dovresti essere oltre, giusto? Voglio dire sicuramente puoi assicurarti di scrivere correttamente i nomi, giusto? Ascolta, ci vuole solo una volta per passare ore a cercare di capire perché i tuoi fogli di calcolo nidificati si rompono improvvisamente e poi si rende conto del fatto che hai inserito dati non validi per vedere il valore della convalida dei dati.

Uso Excel da anni. In alcune delle mie posizioni precedenti, c'era una battuta sul fatto che qualsiasi attività mi venisse assegnata (incluso ordinare il pranzo o fare piani di viaggio) che avrei potuto svolgere meglio con Excel. Onestamente, probabilmente avrei potuto.

Polly Kay, English Blinds: unisce i dati da altre fonti

L'uso di macro di Excel per automatizzare attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo è stato un vero e proprio cambio di gioco, e forse l'unica cosa che è stata più efficiente in termini di come Excel ha semplificato il mio lavoro.

Unire i dati da altre fonti con le cartelle di lavoro di Excel è un'altra cosa che aiuta, e c'è ben poco che non possa essere integrato in un flusso di lavoro di Excel per unirle. Ancora una volta, è possibile importare automaticamente questi altri elementi per consentire successive trasformazioni e analisi dei dati.

Sollevare una query per ottenere statistiche prima di creare un report fornisce approfondimenti che possono informare analisi e processo decisionale e consente di convalidare e verificare anche tutte le altre varie forme di contenuto.

Polly ha oltre un decennio di esperienza come consulente di marketing digitale e senior marketing manager, al servizio di una vasta gamma di clienti che vanno dalle PMI alle grandi società internazionali e ai nomi delle famiglie.

Reuben Yonatan, GetVoIP: usa HLOOKUP e VLOOKUP

Quando ho appreso Excel per la prima volta, ricordo che HLOOKUP e VLOOKUP hanno davvero sbloccato molte cose incredibili che non avrei mai saputo che potessi fare con Excel.

Come amministratore delegato, utilizzo ancora queste funzioni per creare dashboard davvero semplici che attireranno i dati da altre schede all'interno di un foglio di calcolo, che è potente per i dati che aggiorniamo periodicamente.

Gintaras Steponkus, Solid Guides: prepara diagrammi e grafici per ogni foglio di calcolo

Essendo un Project Manager, devo usare Excel ogni giorno. Devo tenere traccia di una tonnellata di dati e analizzarli quotidianamente per massimizzare il valore dell'azienda. Ho trovato Excel come lo strumento più potente in questo senso.

Devo preparare rapporti ogni giorno. Molte volte devo fare riferimento a vecchi fogli di calcolo. Diventa un compito scoraggiante esaminare tutti i dati. Quindi, creo grafici e diagrammi dei dati necessari, che posso esportare in altri formati come PDF. Mi aiuta a prendere nota delle scoperte a colpo d'occhio. Mi dà una rapida panoramica di come i numeri sui fogli di calcolo sono correlati tra loro. Questa funzione diventa più pratica nei compiti urgenti in cui ho meno tempo per preparare i rapporti. Tuttavia, il presupposto è che tutti i dati siano conformi alle linee guida di Excel.

Mi chiamo Gintaras Steponkus e sono un Social Media Marketer di Solidguides. Guide solide è un progetto creato da un team di appassionati dedicato alla ricerca e alla scrittura di recensioni. Siamo molto appassionati di Internet e sappiamo che è un posto enorme pieno di informazioni false e inutili. Abbiamo creato Guide solide per rendere Internet un luogo più sicuro per gli acquirenti e perché amiamo fare ricerche e informare.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: utilizzare i pivot di potenza e le funzioni DAX

Sto utilizzando  MS Excel   regolarmente per analisi, reportistica e archiviazione di dati. Devo fare una relazione ogni settimana di tutti i contenuti, annunci e analisi del traffico agli investitori e agli altri azionisti del mio sito Web di notizie.

L'impianto idraulico di Excel può aumentare il livello di produttività di molte pieghe. L'impianto idraulico di Excel segue due strategie che possono aumentare la produttività, una è la strategia Excel di base e l'altra è la strategia idraulica avanzata. Nella strategia produttiva, il più delle volte viene utilizzato per trovare nuove conoscenze e migliorare continuamente i report. È una procedura ripetibile in cui si stanno migliorando i dati dei report invece di gestirli.

In caso di strategia avanzata, si utilizza Power Pivot per aumentare la produttività. Qui, ottieni molteplici vantaggi. Innanzitutto, aumenta la capacità di gestire i file. È possibile memorizzare miliardi di valori per colonna e milioni di tabelle per cartella di lavoro. In secondo luogo, utilizzando la procedura relazionale nel modello Power Pivot, le cartelle di lavoro vengono collegate tra loro e viene stabilito un collegamento tra le tabelle.

In terzo luogo, i tuoi enormi calcoli vengono eseguiti facilmente tramite le funzioni DAX. Quindi, ogni singola funzione associata al power pivot sta semplificando l'attività di esplorazione, analisi e reporting di massa.

Mi chiamo Aqsa Tabassam, imprenditrice, co-fondatrice e caporedattore di InsideTechWorld. InsideTechWorld mira a fornire le ultime notizie su tecnologia e startup, eventi sui media e avvenimenti rivoluzionari ai suoi lettori in tutto il mondo.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: formule di riempimento automatico usando il tasto tab

Anche se odiavo imparare Excel, è una di quelle competenze necessarie che possiamo applicare a molti aspetti del nostro lavoro e della nostra vita quotidiana (budget, ecc.).

Ecco un buon consiglio per risparmiare tempo con le formule di Excel, con cui molte persone tendono a lottare. Quindi quello che vuoi fare è usare il tasto tab, che ti permette di selezionare automaticamente le formule. In questo modo non è necessario perdere tempo a scriverli per intero ogni volta. Quando inizi a compilarlo, il campo popolerà un elenco di suggerimenti da Excel. Quindi tutto ciò che devi fare è spostare il tasto freccia su o giù per selezionare la formula, premere invio e il gioco è fatto.

Se si verifica un problema con una qualsiasi delle formule, puoi eseguirne il debug rapidamente selezionando la formula e premendo F2. Quindi è possibile scorrere le parti della formula tenendo premuto Maiusc e premendo la freccia sinistra. F9 mostrerà il calcolo finale della formula, dopo di che puoi premere Esc per mantenere la formula o inserire per preservare il valore.

Dopo aver realizzato che la vita dalle 9 alle 5 non faceva per lui, Philip lasciò il suo lavoro nel settore dell'aviazione e decise di girare il mondo alle sue condizioni. Attualmente ha sede tra New York e la Cambogia, è un nomade digitale a tempo pieno e il fondatore del suo blog di viaggi, PhilipWeiss.org.

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