Google Workspace Review 2022 - A Microsoft 365 alternatief

We zijn allemaal bekend met de Chrome -browser van Google, Gmail en Google Drive met alle gratis apps binnen Google Drive. Google WorkSpace is in wezen de betaalde versie van Gmail en Google Drive, met meer aangeboden functionaliteiten en is gericht op zakelijke klanten.

In dit artikel geven we u een doorloop van Google Workspace Review en hoe u Google Workspace Dashboard kunt gebruiken - zie ook Hoe u een Google Workspace -account met korting in ons andere artikel kunt maken.

Wat is Google -werkruimte

Google Workspace is een cloudgebaseerde kantooroplossing voor teambedrijven. Hoewel de meeste alleen online worden uitgevoerd, kunnen sommige apps ook worden gebruikt wanneer offline.

Meer dan alleen kantoorsoftware zoals tekstverwerkers, spreadsheets en presentatiedia's die zijn opgeslagen in de cloudservers van Google, maken deze apps online teamsamenwerking mogelijk. Er zijn ook andere apps en tools opgenomen in Google Workspace die hieronder worden vermeld:

Google Workspace Tools omvatten:

• Gmail
• Google Drive
• Google Meet (Video Conferencing)
• Kalender
• Kletsen
• Google Doc
• Google Sheets (spreadsheet)
• Google dia's (presentatiedia's)
• Google -formulieren
• Google Site (website gehost op Google Domain)
• Google Keep (Notes and Todos)

Al deze apps zijn ook beschikbaar op mobiel, Android en iOS.

Google Workspace -plannen

In het basisplan, bekend als het Business Start Plan, biedt Google Workspace alleen opslag op Google Drive met 30 GB per gebruiker. Voor Google Meet is er een limiet van maximaal 100 ontmoeting deelnemers voor het startplan.

Voor het tussenliggende plan, bekend als het Business Standard Plan, neemt de cloudopslag in Google Drive aanzienlijk toe tot 2 TB per gebruiker. Voor het standaardplan heeft Google Meet een limiet van maximaal 150 meetdeelnemers.

Voor het hoger betaalde plan, bekend als het Business Plus -plan, neemt de cloudopslag van Google toe tot 5 TB per gebruiker. Google biedt ook een nog hogere fabriek voor klanten van zakelijke ondernemingen, welk pakket aanpasbaar is. Google ontmoeting in dit plan heeft maximaal 250 meetdeelnemers.

Elke persoon die een e -mail heeft met uw bedrijf wordt beschouwd als een gebruiker en wordt een vergoeding in rekening gebracht, afhankelijk van welk plan uw bedrijf is. Alias ​​-e -mails zoals Sales@YourCompany zijn echter gekoppeld aan een bestaande gebruiker en zijn gratis en zijn niet in rekening gebracht als een extra gebruiker.

Wie moet Google Workspace gebruiken?

U denkt misschien dat Google al gratis Gmail en Google Drive biedt met apps zoals Google Documenten, Google Sheets en Google -dia's, dus waarom zou u betalen voor iets dat gratis kan worden gehad?

Als een persoon die weinig behoefte heeft om informatie, werkgerelateerde informatie of als freelancer op te slaan, is misschien de gratis versie van Google Drive en Gmail voldoende voor u.

Voor teams is echter, zelfs in kleine teams van twee of drie mensen in een organisatie, het houden van werkgerelateerde informatie en gegevens in een betaalde cloud een veiliger optie. Google Workspace heeft ook meer functies dan de gratis versie van Google. Google Workspace is vooral handig voor teams die op afstand werken waar ze nog steeds in realtime kunnen samenwerken door Google Documenten, vellen en dia's te gebruiken. Real-time bewerkingen zijn te zien door teamleden en alle bewerkingen zijn te zien in hun revisiegeschiedenis. Deze apps kunnen ook worden gebruikt wanneer offline.

Andere samenwerkingstools zijn Google Meet voor videoconferenties, kalenders en meer. Google Workspace kan ook worden gebruikt met  Microsoft Office   Word, Excel en PowerPoint in Google Drive. Sommige mensen geven de voorkeur aan deze apps omdat ze krachtigere functionaliteiten hebben dan de apps van Google. Google Workspace integreert ook met andere apps van derden, zoals Customer Relations Management (CRM), die te vinden zijn in Google Workspace Marketplace.

Een bedrijf of bedrijf dat zich aanmeldt bij Google Workspace kan een aangepaste domeinnaam gebruiken in plaats van Gmail.com te gebruiken, zodat deze als een officieel bedrijf verschijnt.

Hoe Google Workspace Dashboard te gebruiken

Als u al bekend bent met het gebruik van de gratis versie van Google, is toegang tot het Google Workspace -dashboard u bekend. Keer het gewoon via uw Gmail om alle apps te bereiken. Dit is voor alle gebruikers in een team dat zich heeft aangemeld bij Google Workspace.

Om samen te werken aan Google Docs , vellen, dia's of formulieren, klik eenvoudig op de knop Blue Share en selecteer de toegangsrollen van de teamleden om te bewerken, commentaar of bekijken. Teamleden ontvangen een e -mail die hen uitnodigt om samen te werken aan het bestand.

Hoe taken toe te wijzen in Google Workspace Dashboard

Via Gmail

Werken in teams betekent dat sommige mensen bepaalde taken krijgen, en rollen en het naleven van werkplekken aan een gepland schema. Dit kan gemakkelijk worden gedaan in Gmail.

• Eerst moet u een ruimte maken voor uw project . Dit kan worden gedaan door naar de linkerkant van uw gmail te scrollen, en ergens onder uw inbox is er een plusteken voor spaties. Klik op het plusteken en noem uw projectruimte.
• Ten tweede, nodig uw relevante teamleden uit die aan het project zullen werken.
• Ten derde, noem de taak en selecteer de vervaldatum.
• Ten slotte, zodra uw teamleden uw uitnodiging voor deze specifieke projectruimte accepteren, kunt u nu selecteren naar welk teamlid in die projectruimte om de taak toe te wijzen.

Google Workspace is ook beschikbaar op mobiel, Android en iOS. Hun chat- en ruimtefuncties zijn beschikbaar in Gmail Mobile onderaan het mobiele scherm. Bestanden kunnen worden gedeeld in een projectruimte, bewerkingen doen en in hetzelfde projectruimtevenster bespreken via chat. Op deze manier kan hetzelfde onderwerp holistisch worden bekeken, van discussies, taakrollen en bestanden. Je kunt dit ook bespreken in een live video -bijeenkomst. Klik gewoon op het meetictogram in de projectruimte en leden van de projectruimte kunnen deelnemen aan de vergadering.

Via Google Documenten

U kunt ook Taken toewijzen via Google Docs . Markeer hiervoor eenvoudig de zin dat u de taak wilt toewijzen aan een ander teamlid.

Klik vervolgens op de knop Reacties toevoegen (de plusknop) in het menu van Google Docs.

Om de persoon te selecteren om de taak toe te wijzen, typt u eerst in de knop Plus (+) en vervolgens de naam van de persoon. Zodra de naam van de juiste persoon verschijnt, selecteert u deze om te bevestigen. Dat is het.

Admin Console in Google Workspace Dashboard

De beheerderrol heeft een volledige autoriteit over al de gebruiksstoegang van zijn teamleden. Dit omvat het toewijzen van e -mails, welke apps elke gebruiker toegang hebben en het verlenen van gegevenstoegang aan elke gebruiker in verschillende regio's.

Daarom heeft de admin -console in het Google Workspace -dashboard meer functies en apps dan de reguliere gebruikers van Google Workspace.

Deze functies omvatten:

• Gebruikers toevoegen/verwijderen
• Beheer apparaat
• Configureer beveiliging en instellingen
• Extra apps
• Biljetten
• Domeinen
• Rapporten
• Apparaat
• Data migratie
• Groepen
• Organisatie -eenheden
• Apparaat

De admin -rol is de krachtigste rol in alle teamleden van een bedrijf met behulp van Google -werkruimte die alle instellingen worden bepaald door de beheerder met behulp van de admin -console in Google Workspace Dashboard. Admin kan toewijzen hoeveel opslag elke gebruiker kan hebben, in welke groepen en organisatie -eenheden ze zijn, enzovoort. De beheerder bepaalt ook wat extra apps kunnen zijn

De admin -rol kan ook besluiten om de opslaglimieten van het bedrijf te verhogen, binnen de admin -console Google Workspace Dashboard, hoewel Google extra kosten kan in rekening brengen. De beheerder kan ook het opslagbedrag van elke gebruiker controleren en beperken.

De beheerder kan er ook voor kiezen om apps van derden te importeren die moeten worden gebruikt in Google-werkruimte en beslissen welke gebruikers er toegang toe hebben. Dergelijke apps omvatten apps zoals CRM's en e-ondertekenende apps.

Hoe Google Workspace in te stellen

Registreer een account en gebruik de Setup Wizard in Google Workspace om uw setup te configureren.

Als u een nieuwe domeinnaam kiest, biedt Google domeinregistrars waarmee ze samenwerken voor een naadloze opstelling.

Voeg andere gebruikers toe aan uw account door hun nieuwe e -mailadressen in te stellen.

Als u uw bestaande domeinnaam echter wilt gebruiken, moet u enkele extra stappen uitvoeren.

U moet aan Google bewijzen dat u het bestaande domein bezit door een TXT -record toe te voegen aan uw DNS -records. Ten slotte moet u MX -records toevoegen om uw e -mail in te stellen. Het proces is iets gecompliceerder voor niet-tech slimme mensen als ze een bestaande domeinnaam willen gebruiken.

Google Workspace voor- en nadelen

• Alle tools die nodig zijn voor een klein bedrijf
• Makkelijk in te stellen
• Goed voor externe teamsamenwerking
• Aangepaste bedrijfse -mail in Gmail
• Integreert met  Microsoft Office   (Word, PowerPoint, Excel)
• Google Documenten, vellen en dia's kunnen offline werken

• Onjuist opmaak bij het importeren van Microsoft Office
• Werkt alleen in de Gmail -mailbox
• Minder krachtig dan  Microsoft Office   (tekstverwerker, spreadsheet, presentaties)
• Slechte klantenondersteuning

FAQ op Google Workspace

1 - Wat is het verschil tussen Google en Google Workspace?

Google Gmail en Google Drive is de gratis versie en Google Workspace is de betaalde versie voor bedrijven. De gratis versie heeft beperkte functionaliteiten en cloudopslaggrootte, terwijl Google Workspace, de betaalde versie, meer functies en grotere cloudopslag en extra samenwerkingstools heeft, zoals ruimte waar u taken kunt toewijzen aan teamleden.

2 - Wat is het verschil tussen Microsoft 365 en Google Workspace?

Microsoft 365 is eerst voor de desktop gebouwd en vervolgens met extra online mogelijkheden, terwijl Google Workspace eerst wordt gebouwd voor online gebruik, met cloudopslag en vervolgens slechts enkele offline vaardigheden.

3- Hoe kom je bij je Google Workspace Dashboard?

Voor een gewoon teamlid van Google Workspace is het dashboard toegankelijk via Gmail, terwijl voor een beheerder de toegang tot het dashboard via https: //workspace.google.com/ is

4 - Wat heb je nodig om toegang te krijgen tot Google -werkruimte?

U kunt de Google Chrome -browser op uw bureaublad gebruiken voor de beste prestaties. Workspace is ook toegankelijk via mobiel, Android en iOS. U kunt ook een Chrome -notebook gebruiken om toegang te krijgen tot uw werkruimte, zolang een internetverbinding beschikbaar is. Offline functionaliteiten van werkruimte zijn beperkt tot Google Documenten, vellen en dia's om alleen te bewerken.

Alternatieven voor Google Workspace

Microsoft 365

Microsoft 365 is het  Microsoft Office   met cloudopslag. Het belangrijkste verschil is dat Microsoft 365 Office -apps zijn gebouwd voor de desktop, maar met de extra opslagmogelijkheden op Microsoft One -schijf. Om Microsoft Word, Excel of PowerPoint te gebruiken, moet u eerst de software op uw desktop installeren voordat u deze volledig kunt gebruiken. Met de nieuwe versie is er echter een online versie van Word, Excel en PowerPoint, hoewel deze beperkte functionaliteiten hebben in vergelijking met de desktopversie.

De belangrijkste sterke punten van Microsoft zijn de mogelijkheden van de kantoorsoftware. Ernstige auteurs die boekdelen van manuscripten schrijven, zouden niet zoveel functies vinden in de Google Doc -versie van de tekstverwerker. Evenzo zouden serieuze bankiers alleen in staat zijn om robuuste financiële modellen te maken op Microsoft Excel en niet op Google Sheets.

Microsoft 365 is echter gebaseerd op legacy-software die 30 jaar geleden begon, Microsoft Office, toen internet in de kinderschoenen en op afstand werk stond, niet bestond. Daarom is Microsoft 365 gebouwd met een volledige samenwerking in gedachten, daarom heeft hij niet de live bewerkingsmogelijkheden die Google Workspace biedt.

WPS -kantoor

WPS -kantoor has the same feel and looks as Microsoft, with almost as many of Microsoft’s capabilities, as it is primarily a desktop-first solution. WPS -kantoor is owned by Kingsoft, a China-based company Apps include WPS Writer, WPS Spreadsheet, and WPS Presentation. WPS is free to use, but the apps come with ads and it cost $30 to remove the ads. WPS -kantoor also has a cloud storage solution.

Apple Office Suite

Apple Office Suite is voor Mac- en iPhone -enthousiastelingen. Apple heeft ook een tekstverwerker, spreadsheet en presentatiedia's genaamd pagina's, cijfers en keynote. Het belangrijkste nadeel is echter dat helemaal niet compatibel is met Windows en Android, dus samenwerken met andere teamleden die geen iOS of Mac gebruiken, is slechts een barrière.

Conclusie

Verhuizen naar Google Workspace zou voor de meeste teamleden een naadloze ervaring moeten zijn, omdat Google Workspace vergelijkbaar is met de gratis Google Drive en Gmail, maar met de extra functionaliteit van teamsamenwerking in het tempo van de werkruimte waar groeps chats, taakrollen toewijzen en toewijzen en toewijzen Bestanden bewerken met trackinggeschiedenis, kan worden gedaan in afzonderlijke ruimtes op basis van projecten. Google Workspace heeft een gratis gratis proefperiode van 14 dagen voor bedrijven die Google Workspace willen uitproberen.

Veelgestelde Vragen

Is Microsoft 365 een gratis alternatief voor Google Workspace?

Er zijn verschillen tussen programma's. Microsoft 365 is gebouwd voor het bureaublad en vervolgens met extra online mogelijkheden, terwijl Google Workspace eerst wordt gebouwd voor online gebruik, met cloudopslag en vervolgens slechts enkele offline mogelijkheden.