10 MS Excel produktivitetstips fra eksperter

MS Excel produktivitetstips

Microsoft Office-regnearksprogramvaren  MS Excel   er mye brukt for et stort spekter av applikasjoner, fra å holde en liste over elementer oppdatert til å generere fakturaer eller til og med spille videospill.

Imidlertid er mange basale brukere i daglig virksomhet ikke engang klar over veldig nyttig Excel-produktivitetstips som kan spare dem for mye tid og energi, for eksempel å  telle antall forekomster   i en liste med tusenvis av oppføringer, eller for mer enkle operasjoner som å finne posisjonen til et tegn i en streng og andre operasjoner.

Med bare litt trening er det til og med mulig å bruke svært nyttige funksjoner i daglig forretningsbruk med Excel-jokertegnene, et sett med tegn som kan erstatte alle andre i en formel. Brukt i en  avansert vlookup i Excel   kan de til og med bli veldig kraftige.

Vi ba ekspertmiljøet om de beste tipsene om bruk av MS Excel, og her er svarene deres:

 Bruker du MS Excel regelmessig? Hva er det eneste tipset som hjelper din daglige produktivitet på jobb og som du kan dele?

Stacy Caprio, Vekstmarkedsføring: sikkerhetskopier Excel-dokumentene dine i skyen

Et Excel-produktivitetstips er sikkerhetskopi av Excel-dokumenter på skyen.

Jeg har jobbet i uker og år med spesifikke dokumenter og forventet at de alltid skulle være der, men hadde situasjoner der  datamaskinen min   brøt sammen på grunn av et vannssølproblem eller andre feil, og mistet excelarkene mine. Nå vet jeg alltid å sikkerhetskopiere dem, så jeg har dem selv om noe uventet skjer, og det er grunnen til at jeg holder en skybasert sikkerhetskopi til rådighet til enhver tid.

Kenny Trinh, Netbooknews: kvitt musen og gå 3-5 ganger raskere!

Gå musefri.

Du øker hastigheten din 3–5 ganger når du blir kvitt musen. Den beste måten å begynne å lære dette på er å:

• 1.Trykk på ALT-tasten - du vil se bokstaver og tall vises over hele menyen, det er slik du navigerer fra nå av
• 2. Skriv ut en side med tastatursnarveier (søk hurtigtaster på google bilder) og tape den til datamaskinen

Det tar omtrent 2-3 uker å bli komfortabel med å bruke Excel uten mus.

Nøklene til å være effektive er:

• Hastighet -> gå musefritt
• Automatisering -> lære hvordan du skriver gode formler og formater regneark intuitivt

Hvis jeg skulle rangere ytterligere 3, slik vil jeg prioritere dem:

• 1. Formatering og grunnleggende formler (prep fantastiske rapporter og automatisere oppgaver)
• 2. Dataanalyse - filtrering, sortering og analyse av data
• 3. Datavisualisering - tabeller, diagrammer og to-aksede diagrammer

David Johnson, Mulytic Labs: absolutt henvisning til andre felt

Absolutte referanser reddet livet mitt, jeg er ikke så stolt over å si det. Himmelen åpnet seg for meg da jeg lærte å bruke '$' for å lage absolutte referanser til andre felt. For de uinnvidde fikser '$' foran bokstaven kolonnen og '$' foran tallet fikser raden. Derfra kan referansene være så stabile som du trenger. Det gjorde virkelig livet mitt mye enklere når jeg gjorde store datasettanalyser raskt.

David Johnson, MBA, BA informatikk, har jobbet i teknologibransjen i 20 år og ledet globale team og teknologitiltak i USA, Europa og APAC for selskaper som IBM og Sungard. Han er i dag Chief Technology Officer i Mulytic Labs, mens han også utfører data- og teknologiledelseskonsulent i Clear Blue Data.

Norhanie Pangulima, Centriq: bruk flash fyll

Her er min topp produktivitet i Excel: Mestre bruken av flash-fyll. Blitsfyll er en veldig kraftig funksjon som er nyttig når det gjelder behandling av store datamengder. I stedet for å lese dataene en etter en, kan du faktisk ‘lære’ blitsfyll det du trenger. Skriv inn det du trenger i cellen ved siden av rådataene noen ganger, og prøv deretter om blitsfyllfunksjonen lærer det. Noen ganger må du skrive mer for at Excel skal kjenne igjen mønsteret, men når det gjør det, gjør det jobben for deg.

For å gjøre dette, klikker du på cellen der du trenger dataene. Og finn deretter blitsfyllknappen. Du kan se det på Hjem-fanen i redigeringsruten som du finner til høyre for det meste av Excel-vinduet. Finn Fyll-knappen under AutoSum, og klikk deretter på rullegardinmenyen. Til slutt klikker du på Flash Fill og ser på magien. Ingenting kan være mer produktivt enn å kunne gi data fra regnearket uten å gjøre det manuelle arbeidet.

Jeg er Outreach Consultant på Centriq- hjemmeadministrasjonsappen som har blitt omtalt / sitert i utsalgssteder som NYT, This Old House, Real Estate Daily, Brit + Co, og andre. Hos Centriqjobber jeg sammen med innholdsteamet vårt for å lage SEO-optimalisert innhold om hjemvedlikehold, innredning av hjemmet, hjemmesikkerhet og mer.

Bli en Excel Pro: Bli med på kurset vårt!

Løft ferdighetene dine fra nybegynner til Hero med vårt Basics -kurs med Excel 365, designet for å gjøre deg dyktig i bare noen få økter.

Registrer deg her

Mike Richards, Golf Einstein: konstant læring av siste oppdateringer

Jeg har brukt  MS Excel   når jeg dokumenterer viktig forretningsinformasjon og et triks som jeg lever etter, er å sørge for at jeg holder meg oppdatert med de siste oppdateringene og snarveiene som hurtigtaster og formel-snarveier som ikke bare har fremskyndet arbeidet mitt, men som også har oppmuntret meg å fortsette å lære. Denne praksisen har utviklet et ‘konstant lærende’ tankesett som har gjort meg mer motivert for å vokse og være produktiv.

Jeg heter Mike og er golfentusiast og grunnlegger av Golf Einstein, en blogg der jeg deler mitt innspill på alt golfrelatert!

Shayne Sherman, TechLoris: bruk valideringsdata

Mitt beste tips er imidlertid ganske enkelt: * Bruk valideringsdata! * Jeg vet, jeg vet, du burde være utenfor det, ikke sant? Jeg mener sikkert at du kan sørge for at du stave navnene riktig, ikke sant? Hør, det tar bare en tid å bruke timer på å prøve å finne ut hvorfor de nestede beregningsarkene plutselig er ødelagte, og deretter innse at det er på grunn av det faktum at du legger inn ugyldige data for å se verdien av datavalidering.

Jeg har brukt Excel i mange år. I noen av mine tidligere stillinger var det en vits at enhver oppgave jeg fikk (inkludert bestilling av lunsj eller lage reiseplaner) jeg kunne utføre bedre med Excel. Ærlig talt, det kunne jeg sannsynligvis ha.

Polly Kay, engelske persienner: slå sammen data fra andre kilder

Å bruke Excel-makroer for å automatisere tidkrevende og repeterende oppgaver har vært en skikkelig spillbytter, og kanskje den eneste tingen som har vært mest effektiv med tanke på hvordan Excel har strømlinjeformet arbeidet mitt.

Å slå sammen data fra andre kilder med Excel-arbeidsbøker er noe annet som hjelper, og det er veldig lite som ikke kan integreres i en Excel-arbeidsflyt for å slå dem sammen. Nok en gang kan du importere disse andre elementene automatisk for å aktivere senere datatransformasjon og analyse.

Bare å heve en spørring for å få statistikk før du oppretter en rapport gir dybdeinnsikt som kan informere analyser og beslutningsprosesser, og som lar deg validere og kryssjekke alt av andre innholdsformer.

Polly har over ti års erfaring som digital markedskonsulent og senior markedssjef, og betjener et mangfoldig spekter av kunder som spenner fra små og mellomstore bedrifter til store internasjonale selskaper og navn på husholdninger.

Reuben Yonatan, GetVoIP: bruk HLOOKUP og VLOOKUP

Da jeg først lærte Excel, husker jeg at HLOOKUP og VLOOKUP virkelig låste opp mange fantastiske ting jeg aldri visste at du kunne gjøre med Excel.

Som administrerende direktør bruker jeg fortsatt disse funksjonene for å lage veldig enkle dashboards som vil hente inn data fra andre faner i et regneark, som er kraftige for data vi oppdaterer med jevne mellomrom.

Gintaras Steponkus, Solid Guides: utarbeide diagrammer og grafer for hvert regneark

Å være prosjektleder, må jeg bruke excel hver dag. Jeg må følge med på massevis av data og analysere dem daglig for å maksimere selskapets verdi. Jeg har funnet Excel som det kraftigste verktøyet i denne forbindelse.

Jeg må utarbeide rapporter daglig. Mange ganger må jeg referere til gamle regneark. Det blir en skremmende oppgave å gå gjennom alle dataene. Så lager jeg grafer og diagrammer over nødvendige data, som jeg kan eksportere i andre formater i tillegg til PDF. Det hjelper meg å notere funnene på et øyeblikk. Det gir meg en rask oversikt over hvordan tall på regnearkene er relatert til hverandre. Denne funksjonen blir viktigere med de presserende oppgavene der jeg har mindre tid til å utarbeide rapporter. Forutsetningen er imidlertid at du har alle data i henhold til Excel-retningslinjer.

Jeg heter Gintaras Steponkus, og jeg er markedsfører for sosiale medier hos Solidguides. Solide guider er et prosjekt laget av et team av ildsjeler dedikert til forskning og skriving av anmeldelser. Vi brenner veldig for Internett, og vi vet at det er et enormt sted med mange falske og unødvendige opplysninger. Vi opprettet solide guider for å gjøre Internett til et tryggere sted for kjøpere, og fordi vi elsker å forske og informere.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: bruk strømpivotter og DAX-funksjoner

Jeg bruker  MS Excel   regelmessig for analyse, rapportering og lagring av data .. Jeg må lage en rapport hver uke med alt innhold, annonser og trafikkanalyse til investorene og andre aksjonærer på nyhetsnettstedet mitt.

VVS-rørleggerarbeid kan øke produktivitetsnivået med mange brett. Rørleggerarbeid i Excel følger to strategier som kan øke produktiviteten, den ene er den grunnleggende excel-strategien og den andre er den avanserte rørleggerstrategien. I produktiv strategi brukes mesteparten av tiden til å finne ny innsikt og kontinuerlig forbedre rapportene. Det er en repeterbar prosedyre der du forbedrer dataene fra rapporter i stedet for å opprettholde dem.

I tilfelle avansert strategi, bruker du power pivot for å øke produktiviteten. Her får du flere fordeler. For det første øker kapasiteten til å håndtere filer. Milliarder av verdier per kolonne og millioner tabeller per arbeidsbok kan lagres. For det andre, ved å bruke relasjonsprosedyre i Power Pivot Model, blir arbeidsbøker koblet til hverandre og det opprettes en kobling mellom tabellene.

For det tredje gjøres dine enorme beregninger enkelt gjennom DAX-funksjoner. Derfor gjør hver eneste funksjon assosiert med power pivot lettere å utforske, massiv analysere og rapportere oppgaven.

Jeg heter Aqsa Tabassam, en forretningskvinne, medstifter og sjefredaktør for InsideTechWorld. InsideTechWorld har som mål å levere de nyeste teknologi- og oppstartnyhetene, mediehendelsene og banebrytende hendelser til leserne over hele verden ..

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: automatiske fyllformler ved å bruke tabulatortasten

Selv om jeg hatet å lære Excel, er det en av de nødvendige kompetansesettene som vi kan bruke på mange fasetter av vårt arbeid og hverdag (budsjettering osv.).

Her er et godt tips for å spare tid med Excel-formler, som mange pleier å slite med. Så hva du vil gjøre er å bruke tabulatortasten, som lar deg velge formlene automatisk. På denne måten trenger du ikke kaste bort tid på å skrive dem ut i sin helhet hver gang. Når du begynner å fylle det ut, vil feltet fylle en liste over forslag fra Excel. Så trenger du bare å flytte piltasten opp eller ned for å velge din formel, trykke enter og gjort.

Hvis det er et problem med noen av formlene, kan du raskt feilsøke den ved å velge formelen og deretter trykke på F2. Deretter kan du bla gjennom deler av formelen ved å holde skift og trykke på venstre pil. F9 viser den endelige beregningen av formelen, hvoretter du kan trykke på Esc for å beholde formelen eller gå inn for å bevare verdien.

Etter å ha innsett at 9 til 5 livet ikke var noe for ham, sa Philip opp jobben i luftfartsindustrien og bestemte seg for å reise verden rundt på sine egne premisser. For tiden er han basert mellom NYC og Kambodsja, han er en digital nomad på heltid og grunnleggeren av reisebloggen hans, PhilipWeiss.org.

Komplett 2019 Excel for nybegynnere i video