Google Workspace Review 2022 - Ett Microsoft 365 -alternativ

Vi är alla bekanta med Googles Chrome -webbläsare, Gmail och Google Drive med alla gratisappar inom Google Drive. Google Workspace är i huvudsak den betalda versionen av Gmail och Google Drive, med fler funktioner som erbjuds och är riktade till företagskunder.

I den här artikeln kommer vi att ge dig en genomgång av Google Workspace Review och hur du använder Google Workspace -instrumentpanelen - se även Hur man skapar ett Google Workspace -konto med rabatt i vår andra artikel.

Vad är Google Workspace

Google Workspace är en molnbaserad kontorslösning för teamföretag. Medan de flesta körs bara online, kan vissa appar också användas när de är offline.

Mer än bara kontorsprogramvara som ordprocessorer, kalkylblad och presentationsbilder lagrade i Googles molnservrar möjliggör dessa appar online -teamsamarbete. Det finns också andra appar och verktyg som ingår i Google Workspace som listas nedan:

Google Workspace Verktyg inkluderar:

• Gmail
• Google Drive
• Google Meet (videokonferenser)
• Kalender
• Chatt
• Google Doc
• Google Sheets (kalkylblad)
• Google Slides (presentationsbilder)
• Google Forms
• Google -webbplats (webbplats värd på Google Domain)
• Google Keep (Notes och Todos)

Alla dessa appar finns också på Mobile, Android och iOS.

Google Workspace -planer

I den grundläggande planen, känd som Business Start Plan, erbjuder Google Workspace bara lagring på Google Drive på 30 GB per användare. För Google Meet finns det en gräns på upp till 100 möte deltagare för startplanen.

För mellanplanen, känd som Business Standard Plan, ökar molnlagring som erbjuds i Google Drive avsevärt till 2TB per användare. För standardplanen har Google Meet en gräns på upp till 150 mötesdeltagare.

För den högre betalda planen, känd som Business Plus -planen, ökar Googles molnlagring till 5 TB per användare. Google erbjuder också en ännu högre anläggning till företagskunder, vilket paket är anpassningsbart. Google Meet i denna plan har högst 250 mötesdeltagare.

Varje person som har ett e -postmeddelande med ditt företag betraktas som en användare och debiteras en avgift, beroende på vilket plan ditt företag är på. Emellertid är alias -e -postmeddelanden som Sales@YourCompany länkade till en befintlig användare och är gratis och debiteras inte som en ytterligare användare.

Vem ska använda Google Workspace?

Du kanske tror att Google redan tillhandahåller gratis Gmail och Google Drive med appar som Google Docs, Google Sheets och Google Slides, så varför ska du betala för något som kan ha gratis?

Som en person som har lite behov av att lagra information, arbetsrelaterad information eller som frilansare är kanske gratisversionen av Google Drive och Gmail tillräcklig för dig.

För team är emellertid även i små team med två eller tre personer i en organisation att hålla arbetsrelaterad information och data i ett betalt moln ett säkrare alternativ. Google Workspace har också fler funktioner än Googles gratisversion. Google Workspace är särskilt användbart för team som arbetar på distans där de fortfarande kan samarbeta i realtid genom att använda Google Docs, Sheets och Slides. Realtidsredigeringar kan ses av teammedlemmar, och alla redigeringar kan ses av deras revisionshistoria. Dessa appar kan också användas när de är offline.

Andra samarbetsverktyg inkluderar Google Meet för videokonferenser, kalendrar och mer. Google Workspace kan också användas med  Microsoft Office   Word, Excel och PowerPoint i Google Drive. Vissa människor föredrar dessa appar eftersom de har kraftfullare funktionaliteter än Googles appar. Google Workspace integreras också med andra tredjepartsappar som Customer Relations Management (CRM) som finns på Google Workspace Marketplace.

Ett företag eller företag som registrerar sig med Google Workspace kan använda ett anpassat domännamn istället för att använda gmail.com så att det visas som ett officiellt företag.

Hur man använder Google Workspace -instrumentpanelen

Om du redan är bekant med att använda Googles gratisversion är det bekant för dig att komma åt Google Workspace -instrumentpanelen. Öppna det bara via din gmail för att komma till alla appar. Detta är för alla användare i ett team som har registrerat sig med Google Workspace.

För att samarbeta på Google Docs , ark, bilder eller formulär, klicka helt enkelt på den blå aktieknappen och välj teammedlemmarnas åtkomstroller för att antingen redigera, kommentera eller visa. Teammedlemmarna kommer att få ett e -postmeddelande som bjuder in dem att samarbeta i filen.

Hur man tilldelar uppgifter i Google Workspace -instrumentpanelen

Via Gmail

Att arbeta i team innebär att vissa människor tilldelas vissa uppgifter och roller och vidhäftande arbetsleveranser till ett planerat schema. Detta kan göras enkelt i Gmail.

• Först måste du skapa ett utrymme för ditt projekt %%. Detta kan göras genom att bläddra till vänster om din Gmail, och någonstans under din inkorg finns det ett plus -skylt för utrymmen. Klicka på plus -skylten och namnge ditt projektutrymme.
• För det andra, bjud in dina relevanta teammedlemmar som kommer att arbeta med projektet.
• För det tredje, namnge uppgiften och välj förfallodagen.
• Till sist, när dina teammedlemmar accepterar din inbjudan till just detta projektutrymme, kan du nu välja vilket teammedlem i det projektutrymmet som ska tilldelas uppgiften till.

Google Workspace finns också på Mobile, Android och iOS. Deras chatt- och rymdfunktioner finns i Gmail Mobile längst ner på mobilskärmen. Filer kan delas i ett projektutrymme, göra redigeringar och diskutera i samma projektutrymme via chatt. På detta sätt kan samma ämne ses holistiskt, från diskussioner, uppgiftsroller och filer. Du kan också diskutera detta i ett live -videomöte. Klicka bara på Meet -ikonen i projektutrymmet, och medlemmar i projektutrymmet kan gå med i mötet.

Via Google Docs

Du kan också tilldela uppgifter via Google Docs . För att göra det, markera helt enkelt meningen som du vill tilldela uppgiften till en annan teammedlem.

Klicka sedan på Lägg till kommentar -knappen (PLUS -knappen) i Google Docs -menyn.

För att välja personen för att tilldela uppgiften, skriv först först i plus -knappen (+) och sedan namnet på personen. När den rätta personens namn kommer upp, välj sedan det för att bekräfta. Det är allt.

Admin Console i Google Workspace Dashboard

Administratörsrollen har fullskalig myndighet över alla sina teammedlemmars användaråtkomst. Detta inkluderar att tilldela e -postmeddelanden, vilka appar som varje användare har tillgång till och bevilja eller begränsa datatillgång till varje användare i olika regioner.

Därför har Admin Console i Google Workspace -instrumentpanelen fler funktioner och appar än de vanliga användarna av Google Workspace.

Dessa funktioner inkluderar:

• Lägg till/ta bort användare
• Hantera enhet
• Konfigurera säkerhet och inställningar
• Ytterligare appar
• Fakturering
• Domäner
• Rapporter
• Enheter
• Datamigrering
• Grupper
• Organisationsenheter
• Enheter

Administratörsrollen är den mest kraftfulla rollen i alla teammedlemmar i ett företag som använder Google Workspace som alla inställningar bestäms av administratören med administratörskonsolen i Google Workspace -instrumentpanelen. Admin kan tilldela hur mycket lagring varje användare kan ha, vilka grupper och organisationsenheter de är i och så vidare. Administratören avgör också vilka ytterligare appar som kan vara

Administratörsrollen kan också besluta att öka företagets lagringsgränser inom administratörskonsolen Google Workspace -instrumentpanelen, även om Google kan ta ut ytterligare avgifter. Administratören kan också övervaka och begränsa varje användares lagringsbelopp.

Administratören kan också välja att importera tredjepartsappar som ska användas i Google Workspace och bestämma vilka användare som kan ha tillgång till dem. Sådana appar inkluderar appar som CRMS och e-signeringsappar.

Hur man ställer in Google Workspace

Registrera ett konto och använd installationsguiden i Google Workspace för att konfigurera din installation.

Om du väljer ett nytt domännamn kommer Google att tillhandahålla domänregistratorer som de samarbetar med för en sömlös installation.

Lägg till andra användare till ditt konto genom att ställa in sina nya e -postadresser.

Men om du vill använda ditt befintliga domännamn måste du göra några ytterligare steg.

Du måste bevisa för Google att du äger den befintliga domänen genom att lägga till en TXT -post i dina DNS -poster. Slutligen måste du lägga till MX -poster för att ställa in din e -post. Processen är lite mer komplicerad för icke-tekniska kunniga människor om de vill använda ett befintligt domännamn.

Google Workspace Pros and Cons

• Alla verktyg som behövs för ett litet företag
• Lätt att installera
• Bra för samarbete för fjärrlag
• Anpassad företags -e -post i Gmail
• Integrerar med  Microsoft Office   (Word, PowerPoint, Excel)
• Google Docs, Sheets and Slides kan fungera offline

• Fel formatering vid importer från Microsoft Office
• Fungerar bara i Gmail -brevlådan
• Mindre kraftfull än  Microsoft Office   (Word Processor, kalkylblad, presentationer)
• Dålig kundsupport

FAQ på Google Workspace

1 - Vad är skillnaden mellan Google och Google Workspace?

Google Gmail och Google Drive är gratisversionen och Google Workspace är den betalda versionen för företag. Den fria versionen har begränsade funktionaliteter och molnlagringsstorlek medan Google Workspace, den betalda versionen, har fler funktioner och större molnlagring och ytterligare samarbetsverktyg som utrymme där du kan tilldela uppgifter till teammedlemmar.

2 - Vad är skillnaden mellan Microsoft 365 och Google Workspace?

Microsoft 365 är byggd för skrivbordet först, och sedan med ytterligare online -funktioner, medan Google Workspace, är byggd för online -användning först, med molnlagring och sedan bara några offline -förmågor.

3- Hur kommer du till din Google Workspace-instrumentpanel?

För en vanlig teammedlem i Google Workspace är instrumentpanelen tillgänglig via Gmail, medan för en administratör är åtkomsten till instrumentpanelen via https: //workspace.google.com/%

4 - Vad behöver du för att komma åt Google Workspace?

Du kan använda Google Chrome -webbläsaren på skrivbordet för bästa prestanda. Workspace är också tillgängligt via Mobile, Android och iOS. Du kan också använda en Chrome anteckningsbok för att komma åt din arbetsyta, så länge en internetanslutning är tillgänglig. Offline -funktionaliteter i arbetsområdet är begränsade till Google Docs, Sheets och bilder för att redigera endast.

Alternativ till Google Workspace

Microsoft 365

Microsoft 365 är Microsoft -kontoret med molnlagring. Den viktigaste skillnaden är att Microsoft 365 Office -appar är byggda för skrivbordet men med de extra lagringsfunktionerna på Microsoft One Drive. För att använda Microsoft Word, Excel eller PowerPoint måste du installera programvaran på skrivbordet först innan du kan använda den fullt ut. Men med den nya versionen finns det en online -version av Word, Excel och PowerPoint, även om dessa har begränsade funktioner jämfört med skrivbordsversionen.

Microsofts huvudstyrkor är Office -programvarans kapacitet. Allvarliga författare som skriver volymer av manuskript skulle inte hitta så många funktioner i Google Doc -versionen av Word Processor. På liknande sätt skulle allvarliga bankirer bara kunna skapa robusta finansiella modeller på Microsoft Excel och inte på Google Sheets.

Microsoft 365 är emellertid baserad på äldre programvara som startade för 30 år sedan, Microsoft Office, när Internet var i sin barndom och avlägsna arbete var obefintlig. Därför byggdes Microsoft 365 med ett fullständigt samarbete i åtanke, och har därför inte liveredigeringsfunktioner som Google Workspace erbjuder.

WPS -kontor

WPS -kontor has the same feel and looks as Microsoft, with almost as many of Microsoft’s capabilities, as it is primarily a desktop-first solution. WPS -kontor is owned by Kingsoft, a China-based company Apps include WPS Writer, WPS Spreadsheet, and WPS Presentation. WPS is free to use, but the apps come with ads and it cost $30 to remove the ads. WPS -kontor also has a cloud storage solution.

Apple Office Suite

Apple Office Suite är för Mac- och iPhone -entusiaster. Apple har också en ordbehandlare, kalkylblad och presentationsbilder som kallas sidor, siffror och keynote. Den huvudsakliga nackdelen är dock att det inte alls är kompatibelt med Windows och Android, så att samarbeta med andra teammedlemmar som inte använder iOS eller Mac är bara en barriär.

Slutsats

Att flytta till Google Workspace bör vara en sömlös upplevelse för de flesta teammedlemmar, eftersom Google Workspace liknar den gratis Google Drive och Gmail, men med den extra funktionaliteten i teamsamarbetet i arbetsytans takt där gruppchattar, tilldelning av uppgiftsroller och Redigering av filer med spårningshistorik kan göras i separata utrymmen baserat på projekt. Google Workspace har en gratis 14 dagars gratis prov för företag som vill prova Google Workspace.

Vanliga Frågor

Är Microsoft 365 ett gratis Google Workspace -alternativ?

Det finns skillnader mellan program. Microsoft 365 är byggd för skrivbordet och sedan med ytterligare online -funktioner, medan Google Workspace är byggd för online -användning först, med molnlagring och sedan bara några offline -funktioner.