Google Workspace Review 2022 - ทางเลือก Microsoft 365

เราทุกคนคุ้นเคยกับเบราว์เซอร์ Chrome, ยม. และ Google Drive ของ Google กับแอพฟรีทั้งหมดภายใน Google Drive Google Workspace เป็นรุ่น ยม. และ Google Drive รุ่นที่ชำระเงินโดยมีฟังก์ชั่นที่มีให้มากขึ้นและมีเป้าหมายไปที่ลูกค้าธุรกิจ

ในบทความนี้เราจะให้ความเห็นเกี่ยวกับการตรวจสอบของ Google Workspace และวิธีการใช้แผงควบคุมของ Google Workspace - ดู วิธีการสร้างบัญชี Google Workspace พร้อมส่วนลด ในบทความอื่น ๆ ของเรา

Google Workspace คืออะไร

Google Workspace เป็นโซลูชันสำนักงานบนคลาวด์ สำหรับธุรกิจของทีม ในขณะที่ทำงานออนไลน์ส่วนใหญ่เท่านั้นแอพบางตัวก็สามารถใช้งานได้เมื่อออฟไลน์

มากกว่าแค่ซอฟต์แวร์สำนักงานเช่นโปรเซสเซอร์ Word สเปรดชีตและสไลด์การนำเสนอที่เก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์คลาวด์ของ Google แอพเหล่านี้เปิดใช้งานการทำงานร่วมกันของทีมออนไลน์ นอกจากนี้ยังมีแอพและเครื่องมืออื่น ๆ ที่รวมอยู่ใน Google Workspace ซึ่งอยู่ในรายการด้านล่าง:

Google Workspace ผลิตภัณฑ์ รวมถึง:

• ยม.
• Google Drive
• Google Meet (การประชุมทางวิดีโอ)
• ปฏิทิน
• แชท
• Google Doc
• Google Sheets (สเปรดชีต)
• Google Slides (การนำเสนอสไลด์)
• Google Forms
• Google Site (เว็บไซต์โฮสต์บน Google Domain)
• Google Keep (Notes and Todos)

แอพเหล่านี้ทั้งหมดยังมีอยู่บนมือถือ Android และ iOS

แผนการทำงานของ Google Workspace

ในแผนพื้นฐานที่รู้จักกันในชื่อแผนเริ่มต้นธุรกิจ Google Workspace มีพื้นที่เก็บข้อมูลบน Google Drive ที่ 30 GB ต่อผู้ใช้ สำหรับ Google Meet มีขีด จำกัด สูงสุด 100 คนพบกับผู้เข้าร่วมแผนเริ่มต้น

สำหรับแผนกลางที่รู้จักกันในชื่อแผนมาตรฐานทางธุรกิจพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่มีให้ใน Google Drive เพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญเป็น 2TB ต่อผู้ใช้ สำหรับแผนมาตรฐาน Google Meet มีขีด จำกัด สูงสุด 150 คนพบกับผู้เข้าร่วม

สำหรับแผนการชำระเงินที่สูงขึ้นหรือที่รู้จักกันในชื่อ Business Plus Storage Cloud Storage ของ Google จะเพิ่มขึ้นเป็น 5 TB ต่อผู้ใช้ Google ยังให้บริการลูกค้าองค์กรธุรกิจที่สูงขึ้นซึ่งแพ็คเกจซึ่งสามารถปรับแต่งได้ Google Meet ในแผนนี้มีผู้เข้าร่วมประชุมสูงสุด 250 คน

แต่ละคนที่มีอีเมลกับ บริษัท ของคุณถือว่าเป็นผู้ใช้และถูกเรียกเก็บค่าธรรมเนียมขึ้นอยู่กับแผนการที่ บริษัท ของคุณเปิดอยู่ อย่างไรก็ตามอีเมลนามแฝงเช่น Sales@YourCompany เชื่อมโยงกับผู้ใช้ที่มีอยู่และฟรีและไม่เรียกเก็บเงินเป็นผู้ใช้เพิ่มเติม

ใครควรใช้ Google Workspace

You may think that Google already provides free ยม. and Google Drive with apps such as Google Docs, Google Sheets, and Google Slides, so why should you pay for something that can be had for free?

As an individual who has little need to store information, work-related information, or as a freelancer, perhaps the free version of Google Drive and ยม. is sufficient for you.

อย่างไรก็ตามสำหรับทีมแม้ในทีมเล็ก ๆ สองหรือสามคนในองค์กรการเก็บข้อมูลและข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในคลาวด์ที่ชำระเงินเป็นตัวเลือกที่ปลอดภัยกว่า Google Workspace ยังมีฟังก์ชั่นมากกว่าเวอร์ชันฟรีของ Google Google Workspace มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทีมที่ทำงานจากระยะไกลซึ่งพวกเขายังสามารถทำงานร่วมกันได้แบบเรียลไทม์โดยใช้ Google เอกสารแผ่นและสไลด์ การแก้ไขแบบเรียลไทม์สามารถมองเห็นได้โดยสมาชิกในทีมและการแก้ไขทั้งหมดสามารถมองเห็นได้โดยประวัติการแก้ไขของพวกเขา แอพเหล่านี้ยังสามารถใช้เมื่อออฟไลน์

เครื่องมือการทำงานร่วมกันอื่น ๆ ได้แก่ Google Meet สำหรับการประชุมทางวิดีโอปฏิทินและอื่น ๆ Google Workspace ยังสามารถใช้กับ Microsoft Office, Excel และ PowerPoint ใน Google Drive บางคนชอบแอพเหล่านี้เนื่องจากมีฟังก์ชันที่มีประสิทธิภาพมากกว่าแอพของ Google Google Workspace ยังรวมกับแอพของบุคคลที่สามอื่น ๆ เช่นการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ซึ่งสามารถพบได้ในตลาด Google Workspace

ธุรกิจหรือ บริษัท ที่ลงทะเบียนกับ Google Workspace สามารถใช้ชื่อโดเมนที่กำหนดเองแทนการใช้ Gmail.com เพื่อให้ปรากฏเป็นธุรกิจอย่างเป็นทางการ

วิธีใช้แผงควบคุม Google Workspace

หากคุณคุ้นเคยกับการใช้เวอร์ชันฟรีของ Google แล้วการเข้าถึงแผงควบคุม Google Workspace นั้นคุ้นเคยกับคุณ เพียงเข้าถึงผ่าน Gmail ของคุณเพื่อไปยังแอพทั้งหมด นี่คือสำหรับผู้ใช้ทุกคนในทีมที่ลงทะเบียนกับ Google Workspace

ในการทำงานร่วมกันบน Google เอกสาร , แผ่นสไลด์หรือแบบฟอร์มเพียงคลิกที่ปุ่มแชร์สีน้ำเงินและเลือกบทบาทการเข้าถึงของสมาชิกในทีมเพื่อแก้ไขแสดงความคิดเห็นหรือดู สมาชิกในทีมจะได้รับอีเมลเชิญพวกเขาให้ทำงานร่วมกันในไฟล์

วิธีการกำหนดงานในแผงควบคุมของ Google Workspace

ผ่าน Gmail

การทำงานในทีมหมายความว่าบางคนได้รับมอบหมายงานบางอย่างและบทบาทและการปฏิบัติงานที่สามารถส่งมอบได้ตามกำหนดเวลาที่วางแผนไว้ สามารถทำได้อย่างง่ายดายใน Gmail

• ก่อนอื่นคุณต้อง สร้างพื้นที่สำหรับโครงการ สามารถทำได้โดยการเลื่อนไปทางด้านซ้ายของ Gmail ของคุณและที่ใดที่หนึ่งด้านล่างกล่องจดหมายของคุณมีเครื่องหมายบวกสำหรับช่องว่าง คลิกที่เครื่องหมายบวกและตั้งชื่อพื้นที่โครงการของคุณ
• ประการที่สองเชิญสมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้องของคุณซึ่งจะทำงานในโครงการ
• ประการที่สามตั้งชื่องานและเลือกวันที่ครบกำหนด
• สุดท้ายเมื่อสมาชิกในทีมของคุณยอมรับคำเชิญของคุณไปยังพื้นที่โครงการนี้โดยเฉพาะตอนนี้คุณสามารถเลือกสมาชิกในทีมในพื้นที่โครงการนั้นเพื่อกำหนดงานให้

Google Workspace มีให้บริการบนมือถือ Android และ iOS ฟังก์ชั่นการแชทและพื้นที่ของพวกเขามีให้บริการใน Gmail Mobile ที่ด้านล่างของหน้าจอมือถือ ไฟล์สามารถแชร์ได้ในพื้นที่โครงการทำการแก้ไขและพูดคุยในหน้าต่างพื้นที่โครงการเดียวกันผ่านการแชท ด้วยวิธีนี้หัวข้อเดียวกันสามารถดูแบบองค์รวมได้จากการอภิปรายบทบาทงานและไฟล์ คุณยังสามารถพูดคุยเรื่องนี้ในการประชุมวิดีโอสด เพียงคลิกที่ไอคอน Meet ในพื้นที่โครงการและสมาชิกของพื้นที่โครงการสามารถเข้าร่วมการประชุมได้

ผ่าน Google เอกสาร

นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนด กำหนดงานผ่าน Google Docs ในการทำเช่นนั้นเพียงเน้นประโยคที่คุณต้องการมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมคนอื่น

จากนั้นคลิกที่ปุ่มเพิ่มความคิดเห็น (ปุ่มบวก) ในเมนูของ Google Docs

ในการเลือกบุคคลที่จะกำหนดงานให้พิมพ์ครั้งแรกในปุ่มบวก (+) จากนั้นชื่อของบุคคล เมื่อชื่อของบุคคลที่เหมาะสมปรากฏขึ้นแล้วเลือกเพื่อยืนยัน แค่นั้นแหละ.

คอนโซลผู้ดูแลระบบในแผงควบคุมของ Google Workspace

บทบาทผู้ดูแลระบบ มีอำนาจเต็มรูปแบบเหนือการเข้าถึงผู้ใช้ของสมาชิกในทีมทั้งหมด ซึ่งรวมถึงการกำหนดอีเมลแอพที่ผู้ใช้แต่ละคนสามารถเข้าถึงและอนุญาตหรือ จำกัด การเข้าถึงข้อมูลให้กับผู้ใช้แต่ละคนในภูมิภาคต่างๆ

ดังนั้น Admin Console ในแผงควบคุมของ Google Workspace จึงมีคุณสมบัติและแอพมากกว่าผู้ใช้ทั่วไปของ Google Workspace

คุณสมบัติเหล่านี้รวมถึง:

• เพิ่ม/ลบผู้ใช้
• จัดการอุปกรณ์
• กำหนดค่าความปลอดภัยและการตั้งค่า
• แอพเพิ่มเติม
• การเรียกเก็บเงิน
• โดเมน
• รายงาน
• อุปกรณ์
• การโยกย้ายข้อมูล
• กลุ่ม
• หน่วยองค์กร
• อุปกรณ์

บทบาทผู้ดูแลระบบเป็นบทบาทที่ทรงพลังที่สุดในสมาชิกในทีมทั้งหมดของ บริษัท ที่ใช้ Google Workspace ซึ่งการตั้งค่าทั้งหมดจะถูกกำหนดโดยผู้ดูแลระบบโดยใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบในแผงควบคุมของ Google Workspace ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดจำนวนที่เก็บข้อมูลที่ผู้ใช้แต่ละคนสามารถมีกลุ่มและหน่วยองค์กรที่พวกเขาอยู่ในและอื่น ๆ ผู้ดูแลระบบยังกำหนดว่าแอพเพิ่มเติมสามารถเป็นอย่างไร

บทบาทผู้ดูแลระบบยังสามารถตัดสินใจเพิ่มขีด จำกัด การจัดเก็บของ บริษัท ได้ภายในแผงควบคุมของผู้ดูแลระบบ Google Workspace แม้ว่า Google อาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม ผู้ดูแลระบบยังสามารถตรวจสอบและ จำกัด จำนวนที่เก็บข้อมูลของผู้ใช้แต่ละราย

ผู้ดูแลระบบยังสามารถเลือกที่จะนำเข้าแอพของบุคคลที่สามที่จะใช้ใน Google Workspace และตัดสินใจว่าผู้ใช้รายใดสามารถเข้าถึงได้ แอพดังกล่าวรวมถึงแอพเช่น CRMS และแอพ E-Signing

วิธีการตั้งค่า Google Workspace

ลงทะเบียนบัญชี และใช้ตัวช่วยสร้างการตั้งค่าใน Google Workspace เพื่อกำหนดค่าการตั้งค่าของคุณ

หากคุณเลือกชื่อโดเมนใหม่ Google จะให้บริการทะเบียนโดเมนที่พวกเขาเป็นพันธมิตรกับการตั้งค่าที่ราบรื่น

เพิ่มผู้ใช้รายอื่นลงในบัญชีของคุณโดยตั้งค่าที่อยู่อีเมลใหม่

อย่างไรก็ตามหากคุณต้องการใช้ชื่อโดเมนที่มีอยู่คุณต้องทำขั้นตอนเพิ่มเติม

คุณต้องพิสูจน์กับ Google ว่าคุณเป็นเจ้าของโดเมนที่มีอยู่โดยการเพิ่มระเบียน TXT ในบันทึก DNS ของคุณ สุดท้ายคุณต้องเพิ่มระเบียน MX เพื่อตั้งค่าอีเมลของคุณ กระบวนการนี้มีความซับซ้อนมากขึ้นเล็กน้อยสำหรับคนที่ไม่เข้าใจเทคโนโลยีหากพวกเขาต้องการใช้ชื่อโดเมนที่มีอยู่

ข้อดีและข้อเสียของ Google Workspace

• เครื่องมือทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
• ติดตั้งง่าย
• เหมาะสำหรับการทำงานร่วมกันของทีมระยะไกล
• อีเมล บริษัท ที่กำหนดเองใน Gmail
• รวมเข้ากับ  Microsoft Office   (Word, PowerPoint, Excel)
• Google เอกสารแผ่นและสไลด์สามารถทำงานออฟไลน์ได้

• การจัดรูปแบบไม่ถูกต้องเมื่อนำเข้าจาก Microsoft Office
• ใช้งานได้เฉพาะในกล่องจดหมาย Gmail
• มีประสิทธิภาพน้อยกว่า  Microsoft Office   (Processor Word, สเปรดชีต, งานนำเสนอ)
• การสนับสนุนลูกค้าที่ไม่ดี

คำถามที่พบบ่อยใน Google Workspace

1 - ความแตกต่างระหว่าง Google และ Google Workspace คืออะไร?

Google Gmail และ Google Drive เป็นเวอร์ชันฟรีและ Google Workspace เป็นเวอร์ชันที่ชำระเงินสำหรับธุรกิจ เวอร์ชันฟรีมีฟังก์ชั่น จำกัด และขนาดที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ในขณะที่ Google Workspace เวอร์ชันที่ชำระแล้วมีฟังก์ชั่นมากขึ้นและที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ใหญ่ขึ้นและเครื่องมือการทำงานร่วมกันเพิ่มเติมเช่นพื้นที่ที่คุณสามารถมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม

2 - ความแตกต่างระหว่าง Microsoft 365 และ Google Workspace คืออะไร?

Microsoft 365 ถูกสร้างขึ้นสำหรับเดสก์ท็อปก่อนจากนั้นด้วยความสามารถออนไลน์เพิ่มเติมในขณะที่ Google Workspace ถูกสร้างขึ้นสำหรับการใช้งานออนไลน์ก่อนพร้อมที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และจากนั้นมีความสามารถออฟไลน์เพียงบางอย่างเท่านั้น

3- คุณจะไปที่แผงควบคุม Google Workspace ของคุณได้อย่างไร?

สำหรับสมาชิกทีมทั่วไปของ Google Workspace แผงควบคุมสามารถเข้าถึงได้ผ่าน Gmail ในขณะที่สำหรับผู้ดูแลระบบการเข้าถึงแดชบอร์ดนั้นผ่านทาง https: //workspace.google.com/

4 - คุณต้องการอะไรในการเข้าถึง Google Workspace?

คุณสามารถใช้เบราว์เซอร์ Google Chrome บนเดสก์ท็อปเพื่อประสิทธิภาพที่ดีที่สุด เวิร์กสเปซยังสามารถเข้าถึงได้ผ่านมือถือ, Android และ iOS นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้โน้ตบุ๊ก Chrome เพื่อเข้าถึงพื้นที่ทำงานของคุณตราบใดที่การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตพร้อมใช้งาน ฟังก์ชั่นออฟไลน์ของพื้นที่ทำงานถูก จำกัด ไว้ที่ Google เอกสารแผ่นและสไลด์สำหรับการแก้ไขเท่านั้น

ทางเลือกไปยัง Google Workspace

Microsoft 365

Microsoft 365 เป็น  Microsoft Office   พร้อมที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ ความแตกต่างที่สำคัญคือแอพ Office Microsoft 365 ถูกสร้างขึ้นสำหรับเดสก์ท็อป แต่มีความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลเพิ่มเติมในไดรฟ์ Microsoft One ในการใช้ Microsoft Word, Excel หรือ PowerPoint คุณจะต้องติดตั้งซอฟต์แวร์บนเดสก์ท็อปก่อนก่อนที่จะใช้งานได้อย่างเต็มที่ อย่างไรก็ตามด้วยเวอร์ชันใหม่มีเวอร์ชันออนไลน์ของ Word, Excel และ PowerPoint แม้ว่าสิ่งเหล่านี้จะมีฟังก์ชั่นที่ จำกัด เมื่อเทียบกับเวอร์ชันเดสก์ท็อป

จุดแข็งหลักของ Microsoft คือความสามารถของซอฟต์แวร์ Office ผู้เขียนที่จริงจังที่เขียนหนังสือต้นฉบับจะไม่พบฟังก์ชั่นมากมายในเวอร์ชัน Google เอกสารของโปรเซสเซอร์ Word ในทำนองเดียวกันนายธนาคารที่จริงจังจะสามารถสร้างโมเดลทางการเงินที่แข็งแกร่งบน Microsoft Excel และไม่ได้อยู่ใน Google Sheets

อย่างไรก็ตาม Microsoft 365 ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ดั้งเดิมที่เริ่มต้นเมื่อ 30 ปีที่แล้ว  Microsoft Office   เมื่ออินเทอร์เน็ตอยู่ในช่วงเริ่มต้นและงานระยะไกลไม่มีอยู่จริง ดังนั้น Microsoft 365 จึงถูกสร้างขึ้นด้วยความร่วมมืออย่างเต็มที่ดังนั้นจึงไม่มีความสามารถในการแก้ไขสดที่ Google Workspace เสนอ

สำนักงาน WPS

สำนักงาน WPS has the same feel and looks as Microsoft, with almost as many of Microsoft’s capabilities, as it is primarily a desktop-first solution. สำนักงาน WPS is owned by Kingsoft, a China-based company Apps include WPS Writer, WPS Spreadsheet, and WPS Presentation. WPS is free to use, but the apps come with ads and it cost $30 to remove the ads. สำนักงาน WPS also has a cloud storage solution.

Apple Office Suite

Apple Office Suite สำหรับผู้ที่ชื่นชอบ Mac และ iPhone Apple ยังมีตัวประมวลผลคำสเปรดชีตและการนำเสนอที่เรียกว่าหน้าตัวเลขและคำปราศรัย อย่างไรก็ตามข้อเสียเปรียบหลักคือไม่สามารถใช้งานร่วมกับ Windows และ Android ได้ดังนั้นการร่วมมือกับสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ ที่ไม่ได้ใช้ iOS หรือ Mac เป็นเพียงอุปสรรค

บทสรุป

การย้ายไปที่ Google Workspace ควรเป็นประสบการณ์ที่ราบรื่นสำหรับสมาชิกในทีมส่วนใหญ่เนื่องจาก Google Workspace นั้นคล้ายกับ Google Drive และ Gmail ฟรี แต่ด้วยฟังก์ชั่นเพิ่มเติมของการทำงานร่วมกันของทีมในพื้นที่ของ Workspace การแก้ไขไฟล์ที่มีประวัติการติดตามสามารถทำได้ในพื้นที่แยกต่างหากตามโครงการ Google Workspace มีการทดลองใช้ฟรี 14 วันฟรีสำหรับธุรกิจที่ต้องการลองใช้ Google Workspace

คำถามที่พบบ่อย

Microsoft 365 เป็นทางเลือกของ Google Workspace ฟรีหรือไม่?

มีความแตกต่างระหว่างโปรแกรม Microsoft 365 ถูกสร้างขึ้นสำหรับเดสก์ท็อปและจากนั้นมีความสามารถออนไลน์เพิ่มเติมในขณะที่ Google Workspace ถูกสร้างขึ้นสำหรับการใช้งานออนไลน์ก่อนพร้อมที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และจากนั้นมีเพียงความสามารถในการออฟไลน์เท่านั้น