Đánh giá không gian làm việc của Google 2022 - Microsoft 365 thay thế

Tất cả chúng tôi đều quen thuộc với trình duyệt Chrome, Gmail và Google Drive của Google với tất cả các ứng dụng miễn phí trong Google Drive. Google Workspace về cơ bản là phiên bản trả phí của Gmail và Google Drive, với nhiều chức năng hơn được cung cấp và được nhắm mục tiêu cho khách hàng doanh nghiệp.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn đánh giá không gian làm việc của Google và cách sử dụng Bảng điều khiển không gian Workspace của Google - Xem thêm Cách tạo tài khoản không gian làm việc của Google với chiết khấu trong bài viết khác của chúng tôi.

Không gian làm việc của Google là gì

Google Workspace là một giải pháp văn phòng dựa trên đám mây cho các doanh nghiệp nhóm. Mặc dù hầu hết chỉ chạy trực tuyến, một số ứng dụng cũng có thể được sử dụng khi ngoại tuyến.

Không chỉ là phần mềm văn phòng như bộ xử lý văn bản, bảng tính và trình chiếu trình bày được lưu trữ trong các máy chủ đám mây của Google, các ứng dụng này cho phép cộng tác nhóm trực tuyến. Ngoài ra còn có các ứng dụng và công cụ khác có trong không gian làm việc của Google được liệt kê dưới đây:

Công cụ Workspace bao gồm:

• Gmail
• Google Drive
• Google Meet (hội nghị video)
• Lịch
• Trò chuyện
• Google Doc
• Google Sheets (bảng tính)
• Google Slides (Slide trình bày)
• Hình thức Google
• Trang web của Google (trang web được lưu trữ trên Google Domain)
• Google Keep (Ghi chú và Todos)

Tất cả các ứng dụng này cũng có sẵn trên Mobile, Android và iOS.

Kế hoạch không gian làm việc của Google

Trong kế hoạch cơ bản, được gọi là Kế hoạch bắt đầu kinh doanh, Google Workspace chỉ cung cấp lưu trữ trên Google Drive ở mức 30 GB mỗi người dùng. Đối với Google Meet, có giới hạn tối đa 100 người tham gia cho kế hoạch khởi đầu.

Đối với kế hoạch trung gian, được gọi là gói tiêu chuẩn kinh doanh, lưu trữ đám mây được cung cấp trong Google Drive tăng đáng kể lên 2TB mỗi người dùng. Đối với kế hoạch tiêu chuẩn, Google Meet có giới hạn lên tới 150 người tham gia.

Đối với kế hoạch được trả lương cao hơn, được gọi là Kế hoạch Business Plus, lưu trữ đám mây Google Google tăng lên 5 TB mỗi người dùng. Google cũng cung cấp một nhà máy thậm chí cao hơn cho khách hàng doanh nghiệp kinh doanh, gói nào có thể tùy chỉnh. Google gặp trong kế hoạch này có tối đa 250 người tham gia.

Mỗi người có email với công ty của bạn được coi là người dùng và được tính phí, tùy thuộc vào kế hoạch nào công ty của bạn đang thực hiện. Tuy nhiên, các email bí danh như sales@yourcompany được liên kết với người dùng hiện có và miễn phí và không được tính là một người dùng bổ sung.

Ai nên sử dụng không gian làm việc của Google?

Bạn có thể nghĩ rằng Google đã cung cấp Gmail và Google Drive miễn phí với các ứng dụng như Google Docs, Google Sheets và Google Slides, vậy tại sao bạn phải trả tiền cho một cái gì đó có thể có miễn phí?

Là một cá nhân ít có nhu cầu lưu trữ thông tin, thông tin liên quan đến công việc hoặc làm người làm việc tự do, có lẽ phiên bản miễn phí của Google Drive và Gmail là đủ cho bạn.

Tuy nhiên, đối với các nhóm, ngay cả trong các nhóm nhỏ gồm hai hoặc ba người trong một tổ chức, việc giữ thông tin và dữ liệu liên quan đến công việc trong một đám mây phải trả tiền là một lựa chọn an toàn hơn. Google Workspace cũng có nhiều chức năng hơn phiên bản miễn phí của Google. Không gian làm việc của Google đặc biệt hữu ích cho các nhóm hoạt động từ xa, nơi họ vẫn có thể hợp tác trong thời gian thực bằng cách sử dụng Google Docs, Sheet và Slide. Các chỉnh sửa thời gian thực có thể được nhìn thấy bởi các thành viên trong nhóm và tất cả các chỉnh sửa có thể được nhìn thấy bởi lịch sử sửa đổi của họ. Các ứng dụng này cũng có thể được sử dụng khi ngoại tuyến.

Các công cụ cộng tác khác bao gồm Google Meet for Trao đổi video, lịch và nhiều hơn nữa. Không gian làm việc của Google cũng có thể được sử dụng với Microsoft Office Word, Excel và PowerPoint trong Google Drive. Một số người thích các ứng dụng này vì chúng có các chức năng mạnh mẽ hơn các ứng dụng Google Google. Google Workspace cũng tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba khác như Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) có thể tìm thấy trong thị trường không gian làm việc của Google.

Một doanh nghiệp hoặc công ty đăng ký với không gian làm việc của Google có thể sử dụng tên miền tùy chỉnh thay vì sử dụng gmail.com để nó xuất hiện như một doanh nghiệp chính thức.

Cách sử dụng bảng điều khiển không gian làm việc của Google

Nếu bạn đã quen thuộc với việc sử dụng phiên bản miễn phí của Google, thì việc truy cập bảng điều khiển không gian Workspace của Google đã quen thuộc với bạn. Chỉ cần truy cập nó thông qua gmail của bạn để truy cập tất cả các ứng dụng. Điều này dành cho tất cả người dùng trong một nhóm đã đăng ký với Google Workspace.

Để hợp tác trên Google Docs , tờ, slide hoặc biểu mẫu, chỉ cần nhấp vào nút chia sẻ màu xanh và chọn vai trò truy cập của các thành viên trong nhóm để chỉnh sửa, nhận xét hoặc xem. Các thành viên trong nhóm sẽ nhận được một email mời họ hợp tác trong hồ sơ.

Cách gán các tác vụ trong bảng điều khiển không gian làm việc của Google

Thông qua gmail

Làm việc trong các nhóm có nghĩa là một số người được giao một số nhiệm vụ nhất định, và vai trò và tuân thủ công việc cung cấp cho một lịch trình theo kế hoạch. Điều này có thể được thực hiện dễ dàng trong gmail.

• Đầu tiên, bạn cần tạo một không gian cho dự án của mình. Điều này có thể được thực hiện bằng cách cuộn sang phía bên trái của gmail của bạn và ở đâu đó bên dưới hộp thư đến của bạn, có một dấu hiệu cộng cho không gian. Nhấp vào dấu cộng và đặt tên cho không gian dự án của bạn.
• Thứ hai, mời các thành viên trong nhóm có liên quan của bạn sẽ làm việc trong dự án.
• Thứ ba, đặt tên cho nhiệm vụ và chọn ngày đáo hạn.
• Cuối cùng, một khi các thành viên trong nhóm của bạn chấp nhận lời mời của bạn đến không gian dự án cụ thể này, giờ đây bạn có thể chọn thành viên nhóm nào trong không gian dự án đó để gán nhiệm vụ.

Google Workspace cũng có sẵn trên Mobile, Android và iOS. Các chức năng trò chuyện và không gian của họ có sẵn trong Gmail Mobile ở dưới cùng của màn hình di động. Các tệp có thể được chia sẻ trong một không gian dự án, thực hiện chỉnh sửa và thảo luận trong cùng một cửa sổ không gian dự án thông qua trò chuyện. Bằng cách này, cùng một chủ đề có thể được xem một cách toàn diện, từ các cuộc thảo luận, vai trò nhiệm vụ và tệp. Bạn cũng có thể thảo luận về điều này trong một cuộc họp video trực tiếp. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng gặp gỡ trong không gian dự án và các thành viên của không gian dự án có thể tham gia cuộc họp.

Thông qua Google Docs

Bạn cũng có thể gán các tác vụ qua Google Docs . Để làm như vậy, chỉ cần làm nổi bật câu mà bạn muốn gán nhiệm vụ cho một thành viên khác trong nhóm.

Sau đó nhấp vào thêm nút Nhận xét (nút cộng) trong menu Google Docs.

Để chọn người để gán nhiệm vụ, hãy loại đầu tiên trong nút Plus (+) và sau đó tên của người đó. Khi đúng tên người của tên xuất hiện, sau đó chọn nó để xác nhận. Đó là nó.

Bảng điều khiển quản trị viên trong bảng điều khiển không gian làm việc của Google

Vai trò quản trị viên có thẩm quyền toàn diện đối với tất cả các thành viên trong nhóm của mình. Điều này bao gồm việc gán email, những ứng dụng mà mỗi người dùng có quyền truy cập và cấp hoặc giới hạn quyền truy cập dữ liệu cho mỗi người dùng ở các vùng khác nhau.

Do đó, Bảng điều khiển quản trị trong Bảng điều khiển không gian làm việc của Google có nhiều tính năng và ứng dụng hơn so với người dùng thông thường của không gian làm việc Google.

Những tính năng này bao gồm:

• Thêm/xóa người dùng
• Quản lý thiết bị
• Định cấu hình bảo mật và cài đặt
• Ứng dụng bổ sung
• Hóa đơn
• Miền
• Báo cáo
• Thiết bị
• Di chuyển dữ liệu
• Các nhóm
• Đơn vị tổ chức
• Thiết bị

Vai trò của quản trị viên là vai trò mạnh mẽ nhất trong tất cả các thành viên nhóm của một công ty sử dụng không gian làm việc của Google, tất cả các cài đặt được xác định bởi quản trị viên sử dụng bảng điều khiển quản trị viên trong bảng điều khiển không gian làm việc của Google. Quản trị viên có thể chỉ định số lượng lưu trữ mà mỗi người dùng có thể có, nhóm và đơn vị tổ chức nào họ đang ở, v.v. Quản trị viên cũng xác định những ứng dụng bổ sung nào có thể là

Vai trò quản trị viên cũng có thể quyết định tăng giới hạn lưu trữ của công ty, trong bảng điều khiển bảng điều khiển quản trị Google Workspace, mặc dù Google có thể tính phí bổ sung. Quản trị viên cũng có thể theo dõi và giới hạn mỗi số lượng lưu trữ của người dùng.

Quản trị viên cũng có thể chọn nhập các ứng dụng của bên thứ ba sẽ được sử dụng bên trong không gian làm việc của Google và quyết định người dùng nào có thể có quyền truy cập vào chúng. Các ứng dụng như vậy bao gồm các ứng dụng như CRMS và ứng dụng ký điện tử.

Cách thiết lập không gian làm việc của Google

Đăng ký một tài khoản và sử dụng trình hướng dẫn thiết lập trong không gian làm việc của Google để định cấu hình thiết lập của bạn.

Nếu bạn chọn một tên miền mới, Google sẽ cung cấp các nhà đăng ký tên miền mà họ hợp tác cho một thiết lập liền mạch.

Thêm người dùng khác vào tài khoản của bạn bằng cách thiết lập địa chỉ email mới của họ.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng tên miền hiện tại của mình, bạn cần thực hiện một số bước bổ sung.

Bạn cần chứng minh với Google rằng bạn sở hữu tên miền hiện có bằng cách thêm bản ghi TXT vào hồ sơ DNS của bạn. Cuối cùng, bạn cần thêm bản ghi MX để thiết lập email của bạn. Quá trình này phức tạp hơn một chút đối với những người không hiểu biết không công nghệ nếu họ muốn sử dụng một tên miền hiện có.

Những ưu và nhược điểm của không gian làm việc của Google

• Tất cả các công cụ cần thiết cho một doanh nghiệp nhỏ
• Dễ dàng thiết lập
• Tốt cho sự hợp tác của nhóm từ xa
• Email công ty tùy chỉnh trong gmail
• Tích hợp với Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel)
• Google Docs, Sheets và Slide có thể hoạt động ngoại tuyến

• Định dạng không chính xác khi nhập từ Microsoft Office
• Chỉ hoạt động trong hộp thư Gmail
• Ít mạnh hơn Microsoft Office (Trình xử lý văn bản, bảng tính, thuyết trình)
• Hỗ trợ khách hàng xấu

Câu hỏi thường gặp trên không gian làm việc của Google

1 - Sự khác biệt giữa không gian làm việc của Google và Google là gì?

Google Gmail và Google Drive là phiên bản miễn phí và Google Workspace là phiên bản trả phí cho các doanh nghiệp. Phiên bản miễn phí có các chức năng hạn chế và kích thước lưu trữ đám mây trong khi không gian làm việc của Google, phiên bản trả phí, có nhiều chức năng hơn và lưu trữ đám mây lớn hơn và các công cụ cộng tác bổ sung như không gian nơi bạn có thể gán nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm.

2 - Sự khác biệt giữa Microsoft 365 và Google Workspace là gì?

Microsoft 365 được xây dựng cho máy tính để bàn trước, và sau đó với các khả năng trực tuyến bổ sung, trong khi Google Workspace, được xây dựng để sử dụng trực tuyến trước, với lưu trữ đám mây và sau đó chỉ có một số khả năng ngoại tuyến.

3- Làm thế nào để bạn có được bảng điều khiển không gian làm việc của Google?

Đối với một thành viên nhóm thông thường của không gian làm việc của Google, bảng điều khiển có thể truy cập thông qua Gmail, trong khi đối với quản trị viên, truy cập vào bảng điều khiển là thông qua https: //workspace.google.com/

4 - Bạn cần gì để truy cập không gian làm việc của Google?

Bạn có thể sử dụng trình duyệt Google Chrome trên máy tính để bàn của mình để có hiệu suất tốt nhất. Workspace cũng có thể truy cập thông qua Mobile, Android và iOS. Bạn cũng có thể sử dụng máy tính xách tay Chrome để truy cập không gian làm việc của mình, miễn là có sẵn kết nối internet. Các chức năng ngoại tuyến của không gian làm việc được giới hạn ở Google Docs, Sheets và Slide chỉ để chỉnh sửa.

Giải pháp thay thế cho không gian làm việc của Google

Microsoft 365

Microsoft 365 là Microsoft Office với lưu trữ đám mây. Sự khác biệt chính là các ứng dụng Office Microsoft 365 được xây dựng cho máy tính để bàn nhưng với khả năng lưu trữ bổ sung trên ổ đĩa Microsoft One. Để sử dụng Microsoft Word, Excel hoặc PowerPoint, bạn sẽ cần cài đặt phần mềm trên máy tính để bàn trước khi có thể sử dụng đầy đủ. Tuy nhiên, với phiên bản mới, có một phiên bản trực tuyến của Word, Excel và PowerPoint, mặc dù chúng có chức năng hạn chế so với phiên bản máy tính để bàn.

Điểm mạnh chính của Microsoft là khả năng của phần mềm Office. Các tác giả nghiêm túc viết khối lượng bản thảo sẽ không tìm thấy nhiều chức năng trong phiên bản Google Doc của trình xử lý Word. Tương tự, các chủ ngân hàng nghiêm túc sẽ chỉ có thể tạo ra các mô hình tài chính mạnh mẽ trên Microsoft Excel chứ không phải trên Google Sheets.

Tuy nhiên, Microsoft 365 dựa trên phần mềm kế thừa bắt đầu từ 30 năm trước, Microsoft Office, khi internet đang ở giai đoạn sơ khai và công việc từ xa không tồn tại. Do đó, Microsoft 365 được xây dựng với sự hợp tác đầy đủ trong tâm trí, do đó không có khả năng chỉnh sửa trực tiếp mà Google Workspace cung cấp.

Văn phòng WPS

Văn phòng WPS has the same feel and looks as Microsoft, with almost as many of Microsoft’s capabilities, as it is primarily a desktop-first solution. Văn phòng WPS is owned by Kingsoft, a China-based company Apps include WPS Writer, WPS Spreadsheet, and WPS Presentation. WPS is free to use, but the apps come with ads and it cost $30 to remove the ads. Văn phòng WPS also has a cloud storage solution.

Bộ văn phòng Apple

Bộ văn phòng Apple is For Mac and iPhone Enthusiasts. Apple also has a word processor, spreadsheet, and presentation slides called Pages, Numbers, and Keynote. However, the main drawback is that is not at all compatible with Windows and Android, so collaborating with other team members who d not use iOS or Mac is just a barrier.

Sự kết luận

Chuyển đến không gian làm việc của Google nên là một trải nghiệm liền mạch đối với hầu hết các thành viên trong nhóm, vì không gian làm việc của Google tương tự như Google Drive và Gmail miễn phí, nhưng với chức năng cộng tác của nhóm trong khu vực Pace ', nơi trò chuyện nhóm, gán vai trò nhiệm vụ và vai trò nhiệm vụ và Chỉnh sửa các tệp có lịch sử theo dõi, có thể được thực hiện trong các không gian riêng biệt dựa trên các dự án. Workspace có thử nghiệm miễn phí miễn phí 14 ngày cho các doanh nghiệp muốn dùng thử không gian làm việc của Google.

Câu Hỏi Thường Gặp

Microsoft 365 có phải là không gian làm việc miễn phí của Google không?

Có sự khác biệt giữa các chương trình. Microsoft 365 được xây dựng cho máy tính để bàn và sau đó với các khả năng trực tuyến bổ sung, trong khi Google Workspace được xây dựng để sử dụng trực tuyến trước, với lưu trữ đám mây và sau đó chỉ có một số khả năng ngoại tuyến.