34 совета по Документам Google для повышения производительности вашего офиса

Документы Google, один из наиболее часто используемых инструментов для работы дома и обмена документами с другими людьми, не являются неотъемлемой частью многих других видов работ, выполняемых на компьютере, и почти заменили стандартные офисные программы, установленные на компьютере.

Начиная с учетной записи Gmail или даже без нее, различные приложения Google позволяют создавать в Интернете, без какого-либо установленного программного обеспечения, расширенные текстовые документы с помощью Документов Google, электронные таблицы с Google Sheets, презентации с Google Slides, формы с Google Forms и многое другое!

С помощью нескольких советов экспертов по использованию приложений Google, в частности, Документов Google, вы сможете использовать его не просто как онлайн-блокнот Google, а даже для управления целым бизнесом и своими сотрудниками в Интернете. Google Suite.

От истории версий до расширенных функций мы спросили сообщество, каковы их советы, чтобы максимально использовать Документы Google. Вот их ответы.

Используете ли вы Google Docs для обработки деловых документов? Есть ли у вас какие-либо хорошие советы по их использованию в офисе? Вы успешно использовали функции совместной работы?

Мелани Муссон, AutoInsuranceEZ.com: не нужно сохранять черновик и отправлять его всем

Я использую Документы Google для ежедневной обработки деловых документов. Чтобы сотрудничать с теми из моей команды, мы выбираем настройки, которые позволяют редактировать те, кто в нашей команде. В правом верхнем углу находится синяя кнопка «Поделиться». Нажмите на это, затем перейдите к дополнительным настройкам и выберите, кто может открыть документ. Затем выберите из выпадающего меню «редактировать».

Когда у команды есть доступ, они используют опцию «комментарии», чтобы задавать вопросы или добавлять информацию. Члены команды также могут вносить изменения или вносить предложения для внесения изменений.

Использовать Документы Google для совместной работы удобно и продуктивно, потому что каждый член команды может иметь доступ в режиме реального времени. Нет необходимости сохранять черновик и отправлять его всем. Они могут просто проверять исходный документ по мере его развития.

Стейси Каприо, Маркетинг роста: пишите и исследуйте, не покидая документ вместе с Explore

Одним из советов по использованию Документов Google является то, что вы можете писать и исследовать, не покидая документ, когда вы используете функцию Исследовать. Функция «Исследовать» позволяет вам искать и изучать Google для поиска и ответов в то же время, когда вы пишете, поэтому вам не придется тратить время на изменение вкладок или нажатие на кнопку из вашего Документа Google во время записи.

Джеймс Канзанелла, «Изолированные маркетинговые ночи»: есть папки по темам

Я уже давно использую Документы Google для обработки деловых документов, и я рекомендую вам хранить очень аккуратные папки со всеми своими файлами. Со временем файлы могут накапливаться, и вы не хотите тратить слишком много времени на поиск ваших конкретных файлов. Я рекомендую иметь папки, основанные на темах. Например, это могут быть расходы, доходы, бизнес-планы или что-то еще.

Со временем вы можете добавлять новые файлы за предыдущие годы, учитывая тот факт, что вы не будете иметь к ним особый доступ. Но если вам все еще нужно получить к ним доступ? Вы всегда будете знать, где искать. Хотя аккуратность и организованность могут звучать как фундаментальный совет, это становится гораздо более важным, поскольку файлы и документы начинают накапливаться.

Calloway Cook, Illuminate Labs: просматривать могут только люди, не входящие в организацию

Обязательно измените настройки доступа, если вы делитесь документом с людьми за пределами вашей организации. Люди, менее знакомые с Google Docs и общим программным обеспечением для совместной работы, обычно вносят прямые изменения в документ, который вам обычно не нужен.

Мы стремимся ограничить доступ к документам нашей компании только для просмотра или в некоторых случаях только для комментариев. Для чего-то вроде колоды основного тона инвестора имеет смысл разрешать просмотр только людям вне организации, потому что эта колода будет повторно использована и отправлена ​​другим потенциальным инвесторам.

Винсент Ли, автор: пригласить команду для участия

Как часть моего процесса в развитии бренда для клиентов, я начинаю с создания истории их бренда. Google Doc - это мой способ записи информации, и по мере необходимости я буду приглашать мою команду для комментариев, предоставляя им возможность редактирования или комментирования. Не забудьте выбрать функцию «Предложение» при редактировании, чтобы исходный текст был сохранен. Комментирование более полезно, если вам нужны отзывы, а не изменения. Можно выделить конкретный абзац, и вы можете назначить запрос на комментарий к конкретному человеку (через его адрес электронной почты). Функция комментирования также является хорошим способом отслеживания решений, ведущих к окончательной версии документа.

Документ Google также полезен, когда я пишу свою будущую книгу. Я могу пригласить моего редактора для проверки содержимого, и с помощью инструмента комментирования она может посоветовать изменение направления или идеи. И когда я готовлю окончательную рукопись, я могу автоматически сгенерировать оглавление, просто отформатировав заголовки глав в качестве заголовка. Функция подсчета слов также является отличным инструментом, так как мне нужно, чтобы длина каждой главы была одинаковой.

Дэн Бэйли, WikiLawn: изучите историю и разрешите комментарии

Мои лучшие советы по совместному использованию Документов Google включают изучение функции «История» и наличие какого-то процесса, когда и кто комментирует / редактирует. Для истории вы можете просмотреть записи о том, что было изменено, и откатить любые изменения. Это очень важно, если кто-то меняет что-то, что необходимо отменить, или если вы хотите увидеть, что сделал отдельный сотрудник.

Если вы щелкнете Все изменения, сохраненные на диске, откроется окно с отображением последних изменений. Они имеют цветовую кодировку, так что вы можете видеть, кто что сделал. Просто нажмите на нее, чтобы получить лучшее представление в документе, и вернуться, если вам нужно.

С точки зрения правок и комментариев, разработайте рабочий процесс, чтобы люди не переступали друг друга. Если один человек готовит документ, попросите другого перейти на новый уровень. Затем отправьте его обратно составителю, дайте им внести изменения и отправьте его по линии для более критического анализа. Разрешите комментарии, которые рассматриваются, и оставьте те, к которым у вас остались вопросы.

Это должно держать вещи двигаться гладко.

Жозефина Изон, организаторы мероприятий: до минуты с Google Docs

Как агентство по бронированию талантов и артистов, * Google Docs играет ключевую роль в том, как мы информируем нашу команду без каких-либо трений. * Большинство наших заказов - это живые события, и для них требуется точное планирование. Здесь G-Docs пригодится. Активный документ предоставляется всем участвующим участникам, и если вносятся какие-либо изменения в сроки и требования, эти уведомления передаются им через уведомления по электронной почте. Это значительно уменьшает дополнительные административные усилия и делает наше общение чистым и понятным.

Sherese Patton, SLP Media Relations: создайте PDF-документ перед отправкой

Как публицист и PR-консультант, я всегда в пути. иногда мне необходимо иметь свой ноутбук большую часть времени со мной и настраивать рабочую станцию, если позволяет пространство. Поэтому возможность иметь доступ к файлам контрактов чрезвычайно полезна и важна. Я часто использую Документы Google для создания своего контракта и для своей анкеты для подключения новых клиентов. Поскольку вы можете получить доступ к Google где угодно, а я имею в виду где угодно, это значительно облегчает работу и делает ее менее напряженной, когда вы можете продолжать работать над своими документами и легко делиться ими.

Лучший совет, который я могу дать, это использовать это приложение для предложений по контрактам. Как только вы закончите с документом, вы можете легко поделиться им с человеком, для которого вы создаете документ. Единственное, что я бы посоветовал, это сделать его в формате PDF перед его отправкой, так как вы не хотите, чтобы клиент вносил в него изменения, о которых вы не знаете. Однако, когда вы делитесь документами со своей командой, я внесу исправления в другом цвете. Таким образом, вы знаете, когда были сделаны исправления. Я сотрудничал с другими профессионалами по связям с общественностью, и мы обнаружили, что лучшим выбором было назначение цветов. Этот инструмент великолепен и действительно был спасателем!

Джеймс МакГрат, Yoreevo: используйте инструмент подсказок для уведомления владельца документа

Одна из функций, которую мы находим чрезвычайно полезной, но которую легко упустить, - это предложение. Это можно найти в правом верхнем углу. Обычно редактирование выбирается, но если вы щелкнете по нему и выберете «Предлагать», все внесенные изменения как исходного текста, так и нового текста останутся на странице. На правой стороне страницы будет создан соответствующий всплывающий текст, который подсвечивает предложение.

После внесения этих предложений владелец документа будет уведомлен, и они могут принять или отклонить изменения. Если они приняты, редактирование применяется. Если они отклонены, документ возвращается к своей первоначальной форме.

Каждое предложение может быть оценено независимо.

Эта функция действительно полезна, потому что это в основном выделенная версия вашего документа, которую вы можете легко оценить.

Рафа, Homeschool Испанская Академия: выучите несколько полезных ярлыков

Мы используем Документы Google для управления каждым сообщением в блоге, чтобы быть уверенным, что оно готово к публикации. Поскольку мы долгое время работали удаленно, функция комментариев оказалась весьма полезной для продвижения дискуссий между писателями и редакторами. Эта функция не только позволяет нам работать в своем собственном темпе, но также оставляет письменную запись всего процесса редактирования, чтобы слова не оставались в воздухе.

Еще один способ повысить производительность с помощью Документов Google - это изучить несколько полезных ярлыков. Как писатель, такие сочетания клавиш, как подсчет слов (CTRL + SHIFT + C) и введение заголовков (CTRL + ALT + 2), являются отличным способом сделать написание эффективным и приятным занятием. Если вы организуете свой документ с помощью заголовков, это также позволяет вам быстро перемещаться по заголовкам через боковую панель слева от документа. Это делает просмотр больших документов довольно простым!

Ахмед Мир, Природа и Блум: создавайте общие ссылки, комментируйте и используйте заголовки

Я основатель электронной коммерции и аффилированного бизнеса, для которого я часто работаю с внештатными авторами и редакторами через Документы Google.

Для этого у меня есть несколько советов по повышению производительности для онлайн-бизнеса, как мой:

• Создайте общие ссылки для документов, чтобы передать их вашему писателю, которые затем могут быть проверены вашим редактором и командой SEO в режиме реального времени. Вы можете настроить разрешения, чтобы разрешить определенным пользователям редактировать / только для чтения или разрешить кому-либо со ссылкой редактировать по мере необходимости.
• Если документ нуждается в доработке, чтобы добавить комментарии для определенных членов команды с помощью функции comment @, это автоматически подтолкнет члена команды к вашему отзыву по электронной почте!
• Используйте заголовки, чтобы разбить документы на готовые SEO-форматы, подготовленные для вставки прямо на ваш сайт без настройки.

Марк Бромхолл, начинающий Surf Gear: отправлять электронные письма прямо из электронной таблицы

Уже более 4 лет мы используем Google Suite для управления нашим бизнесом. Одна из самых замечательных функций, которые мы обнаружили для повышения производительности, - это отправка электронных писем непосредственно из электронной таблицы. Это отличный инструмент для руководителей проектов или руководителей команд, которые постоянно общаются с несколькими членами команды. Допустим, вы только что завершили собрание, и на собрании было несколько действий, которые нужно было делегировать разным членам команды. Вместо того, чтобы отправлять по электронной почте всем этим людям по отдельности, вы можете использовать листы Google, чтобы записывать, кому что нужно делать.

В первом столбце вы поместите их электронную почту, а во втором столбце будет примечание о том, что им нужно сделать. После окончания собрания и заполнения листа все, что вам нужно сделать, это скопировать и вставить некоторый код в Google Script Editor, который вы можете найти на вкладке «Инструменты» в Google Sheets. Как только код будет вставлен в вас, вы просто нажимаете на кнопку «Отправить электронную почту» вверху страницы, и через несколько секунд все члены вашей команды отправят свои индивидуальные сообщения по электронной почте. Мы считаем, что за эти годы этот инструмент сэкономил нам огромное количество времени, и это одна из многих функций, которые нам нравятся в Google Suite.

Shreeram Thapaliya, Непал Трек Хаб Pvt.Ltd: экспорт в разных форматах и ​​печать

Я использую Google Docs с прошлого года. Это самое удивительное для меня от Google после Gmail. Я также использую Google Sheet. Я думаю, что для бизнеса очень здорово использовать документы Google по сравнению с документами Microsoft. У вас есть различные варианты, которыми вы можете поделиться и редактировать документы одновременно, и несколько человек могут редактировать его и легко извлекать окончательные версии каждого документа. Это экономит время сотрудников. Все, что вы можете сделать из Microsoft Word, что вы можете сделать из Google Docs. Этот документ также остается в резервной копии на Google Диске. Если вы не хотите его размещать здесь, вы также можете экспортировать его в различные форматы, такие как файл Word, файл PDF или любые другие расширения. Если вы хотите получить распечатку, то вы можете напечатать отсюда, что еще вам нужно больше, чем это? Мне очень нравятся варианты проверки грамматики. Вы можете написать очень хорошие предложения с помощью этого Google Docs. Я даже пишу свои электронные письма через Документы Google, а затем отправляю их через. Я думаю, что я использовал большую часть функциональности. Если это останется, я скоро изучу это, потому что я использую это 2-3 часа каждый день. Я также вижу недостаток в том, что в Google Docs не учитываются слова и символы.

Джо Фланаган, Tacuna Systems: упомяните членов команды, чтобы уведомить их

Я использую Google Docs совместно на протяжении многих лет. Этот инструмент позволяет создавать файлы и делиться ими очень легко. Документы Google также предоставляют абсолютный контроль, поскольку доступ к общим файлам может быть ограничен просмотром, комментированием или редактированием.

Вот некоторые советы по повышению производительности Документов Google:

• Упомяните членов команды в комментарии к документу, чтобы они были уведомлены о комментарии.
• Добавить компанию Jargon в словарь
• Используйте закладки для навигации по длинным документам

Ken Eulo, юридическая фирма Smith & Eulo: при редактировании приглашения необходимо изменить права на редактирование

При совместной работе с сотрудниками вашей компании в Документах Google вам необходимо понимать права на редактирование при публикации приглашения. В 90% случаев у нас были проблемы с совместной работой над документами Google, потому что отправитель не выбрал «разрешить редактировать кому-либо, имеющему ссылку». Это быстрое решение, и оно занимает всего секунду, поэтому обязательно выберите этот параметр, если хотите, чтобы принимающая сторона могла редактировать документ. Однако, если вы хотите отправить документ только той стороне, которая сможет его просмотреть, оставьте разрешение на редактирование «просматривать». Существует третье разрешение «комментировать», которое позволяет принимающей стороне комментировать документ. Это разрешение полезно, когда вы отправляете документ клиенту для обратной связи или руководителю для проверки.

Norhanie Pangulima, SIA Enterprises: используйте сохраненную историю версий и голосовой набор

Документы Google - это одно из приложений Google, которое я всегда использую в своих письменных заданиях. Концепция использования  Microsoft Word   через Google Docs очень полезна для меня, особенно потому, что иногда мои изменения не сохраняются, а изменения теряются при отключении питания или при случайном выходе из программы. Это приложение имеет множество функций, о которых большинство людей не знают. Одна из них заключается в том, что в одном документе одновременно могут одновременно работать 200 зрителей.

Это один из лучших инструментов для совместной работы команды.

Вот еще две полезные функции Документов Google и советы по их использованию:

• 1. Сохраненная версия истории. Документы Google автоматически сохраняют все сделанные изменения. Щелкнув меню «Файл», вы можете просмотреть историю версий и отследить изменения, внесенные в документ, и пользователя, который его сделал.
• 2. Голосовой набор. Эта функция очень полезна при написании заметок и если вы просто хотите сосредоточиться на написании того, что вам приходит в голову, и просто редактировать позже. Документы Google позволяют вводить слова, которые вы произносите как диктовку. Чтобы использовать это, нажмите Инструменты, затем Голосовой ввод.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: используйте клавишу табуляции для автоматического выбора формул

Многие люди испытывают трудности с использованием Excel в Документах Google, поскольку может быть сложно понять, как использовать все его функции. Особенно в отношении формул, которые являются кошмаром для большинства из нас нефинансовых типов. Несмотря на то, что мне не нравилось изучать Excel, это один из тех необходимых наборов навыков, которые мы можем применять ко многим аспектам нашей работы и повседневной жизни, чтобы все было организованно.

Вот мой любимый совет для экономии времени с формулами Excel, с которыми многие люди имеют тенденцию бороться. Итак, вы хотите использовать клавишу табуляции, которая позволяет автоматически выбирать формулы. Таким образом, вам не нужно тратить время, набирая их каждый раз полностью. Когда вы начнете заполнять его, в этом поле появится список предложений из Excel. Затем все, что вам нужно сделать, это переместить стрелку вверх или вниз, чтобы выбрать формулу, нажмите Enter и готово.

Если есть проблема с какой-либо из формул, вы можете быстро отладить ее, выбрав формулу и нажав F2. Затем вы можете переключаться между частями формулы, удерживая клавишу Shift и нажимая стрелку влево. F9 покажет окончательный расчет формулы, после чего вы можете нажать Esc, чтобы сохранить формулу, или ввести, чтобы сохранить значение.

Полли Кей, английские жалюзи

Мы используем Google Documents для совместной работы с внештатными сотрудниками и сторонними подрядчиками, которым мы не хотим предоставлять доступ к нашим собственным дискам для документов или корпоративной сети, либо из-за соображений безопасности, либо потому, что это просто быстрее и эффективнее в этом контексте. приступить к работе через Google Drive.

Поскольку практически у всех есть учетная запись Google, а параметры общего доступа для отдельных папок могут быть настолько точно настроены, это позволяет нам передавать права собственности на файлы, сопоставлять работу от нескольких подрядчиков в одном месте, редактировать и редактировать контент, а также отслеживать работу обратно. его первоначальный автор долгое время после события.

Это также оказалось полезным для фрилансеров и подрядчиков, с которыми мы работаем, поскольку они могут затем управлять папками для нескольких различных проектов или клиентов в одном месте, разбивая и назначая разрешения соответствующим образом, не рискуя безопасностью, целостностью или конфиденциальностью. контента других своих клиентов.

Эстер Мейер, Магазин женихов: попробуйте набрать голос, установить разрешения, использовать проверку орфографии

Я уже давно пользуюсь Google Docs. Может ли это быть для бизнеса или для личных документов, это очень удобно, поэтому это мое приложение выбора. Делать мою удаленную работу намного проще, используя Google Docs. У меня есть удаленная команда, с которой я работаю, и это нормально для нас, поэтому Google Docs - это находка для нас.

Вот мои главные советы для эффективного использования Google Docs:

• 1. Дайте голосовой набор текста попробовать. Если вы тот человек, который думает быстрее, чем вы печатаете, это может быть отличной возможностью для вас. Используйте Ctrl + Shift + S, чтобы запустить функцию, затем говорите прочь. Посмотрите, как Google печатает за вас. Тем не менее, будьте готовы к некоторому редактированию, так как это не всегда дает правильные слова, не говоря уже о формате.
• 2. Установите разрешения правильно. При совместном использовании документов убедитесь, что доступ, который вы предоставляете пользователям, соответствует их потребностям. Вы можете выбрать для них возможность редактировать, просматривать или комментировать.
• 3. Удивительная проверка орфографии. В Google Docs есть интеллектуальная проверка орфографии и грамматики. Ваше письмо не может быть плохим с этим инструментом, так как он по большей части точно определяет ошибки. Грамматика очень важна, когда дело доходит до карьеры, поскольку профессионалы, которые не смогли перейти на должность директора в течение первых 10 лет своей карьеры, допустили в 2,5 раза больше грамматических ошибок, чем их коллеги на уровне директора.

Оксана Чикета, BreatheWeb.com: используйте ярлыки и встроенные функции

Мне действительно нравится работать с листами Google, и это здорово, потому что моя работа тесно связана с документами Google. Таким образом, изучение всех о ярлыках является обязательным для таких людей, как я. Ярлыки на листах Google постепенно экономят мое время и позволяют сосредоточиться на более насущных проблемах. Мои любимые команды: Ctrl плюс точка с запятой (для вставки текущей даты), Ctrl плюс pageUp / pageDown (для перемещения между листами), Ctrl плюс Shift плюс V (для вставки только простого текста) и многие другие, которые я постоянно использую ,

Но лучший совет при работе с листами Google, которым я мог бы поделиться с вами, - это использование функций. Они действительно удивительны и помогают добиться впечатляющих результатов. Например, я обычно использую функцию = REGEXEXTRACT, чтобы получить домен по URL, а эту = VLOOKUP, чтобы найти данные (если есть - true / false) на другом листе. И, конечно же, формула = UNIQUE.

Существует простой способ указать дубликаты - с помощью функции UNIQUE. По сути, формула UNIQUE смотрит на диапазон и извлекает из него все уникальные значения. Это полезно для тех, кто хочет ускорить рабочий процесс, работая со значительным объемом данных. Например, когда у меня есть расширенный диапазон потенциальных возможностей, генерируемых из разных источников, он откладывает повторяющиеся данные, что эффективно замедляет процесс. Так что, если бы не уникальная функция, я бы, вероятно, потратил бы гораздо больше времени на изучение возможностей (ключевые слова, веб-сайты, электронные письма), чем сейчас. И лучшая часть этой функции в том, что она работает как для чисел, так и для текстов.

Милош Джорджеви, SaveMyCent: переводите документы прямо в Документах Google

Поскольку я обычно сотрудничаю со многими людьми, я часто использую комментарии. Поскольку вносить изменения в Документы Google очень легко, люди могут не заметить все вовремя. Вот почему я всегда пингую людей в комментариях и удостоверяюсь, что мы согласны со всеми изменениями перед тем, как вносить их. Иногда я чувствую, что у меня очень живой разговор в одном документе. Тем не менее, это помогает мне хранить всю информацию в одном месте.

Также иногда мне нужно переводить документы на другие языки. Мне нравится, что теперь я могу сделать это прямо в Google Docs, в меню «Инструменты». К счастью, мне обычно нужна пара других языков, поэтому этот перевод получается довольно хорошим. У меня есть редактор, который просто проверяет перевод, что экономит много времени.

Джефф Маклин, компания McLean: у Google Docs есть бесплатное приложение для совместной работы где угодно

Мы сотрудничаем в Google Docs для всего: от сообщений в блоге до шаблонов электронной почты. Документы Google - это самый простой инструмент для обмена контентом с вашей командой и эффективной совместной работы над проектом. Многие люди не знают, что в Google Docs есть бесплатное приложение, поэтому вы можете сотрудничать со своей командой в любом месте, где у вас есть сотовые данные! Приложение очень удобно для пользователя, и я не сталкивался с какими-либо функциональными ограничениями в приложении, которые отличаются от версии для настольного компьютера. Обязательно предоставляйте Google Doc только необходимому персоналу, потому что, если у вас слишком много участников, редактирующих документ одновременно, все становится немного грязно. Чтобы бороться с этим, я обычно отправляю Google Doc каждому участнику в отдельности в разное время, чтобы они могли вносить любые изменения в документ по своему усмотрению без перерыва.

Джули Сингх, TripOutside: просмотр только для готовых документов, редактирование для других

Мы часто используем Документы Google для обмена проектами, идеями, инициативами и результатами с нашими удаленными командами. Обмен документами с ними в режиме реального времени и предоставление им возможности просматривать и редактировать наши документы очень важны для нашего бизнеса, и теперь это стало намного проще с Документами Google. Мы можем создавать документы и таблицы, к которым наша команда также может получить доступ, добавлять инструкции и легко просматривать выполненную работу. Мы используем функцию ссылки на общий доступ как для доступа только для просмотра готовых документов, так и для редактирования доступа к тем документам, которые обрабатываются и обновляются другими членами группы.

Документы Google - важный инструмент совместной работы в нашем бизнесе!

Джордж Хаммертон, Хаммертон Барбадос: будь ясен, когда документ будет готов или нет

Я управляю небольшим бизнесом, состоящим из людей, которые любят путешествовать для работы и для удовольствия, регулярно летая между Великобританией и Барбадосом в частности, но проводя большую часть года с нашими командами в разных частях света один день, чем они были раньше - это создает некоторые уникальные технологические проблемы.

Когда мы только начинали и нас было двое, мы использовали офисный пакет и Dropbox, но по мере роста бизнеса игра «ты в этом документе» стала удушающей для бизнеса, мы решили, что нам нужны инструменты, которые позволили нам сотрудничать, не думая об этом. Нам нужно, чтобы изменения к сотрудничеству с положительным набором, и для этого мы пошли с бесспорным королем сотрудничества для удаленной команды, и это была Google Docs.

Теперь мы используем Google Docs практически для всего, и, хотя было замечательно устранить трение, избавив от необходимости ждать своей очереди, чтобы обновить электронную таблицу. В наши дни наш портативный офис состоит из iPhone, MacBook, Google Suite и веб-браузера. Благодаря простому набору правильных инструментов мы теперь можем работать где угодно, вместе.

Мой совет номер один должен быть ясен, когда документ находится в стадии разработки и когда он завершен - вы не хотите, чтобы чьи-либо еще незавершенные правки появлялись в документе так же, как вы экспортируете его для публикации.

Md Mohsin Ansari, Troop Messenger: вернитесь и восстановите старые файлы, которые вы удалили

У Google Диска есть свой собственный способ управления версиями, который позволяет вам вернуться и извлечь старые файлы, которые вы удалили, или старые версии файла. Google Drive управляет контролем версий, так как в нем хранится до 100 ревизий документа или 30 дней версий на документ, что соответствует общему объему хранилища. Папка корзины используется для хранения удаленных файлов, и если папка корзины удаляется, файлы исчезают навсегда.

Mason Culligan, Mattress Battle Inc .: используйте Google Docs с ткацким станком для обмена записями на экране

Использование удаленных команд Google Docs способствовало повышению производительности. Судя по полученным от них отзывам, функции комментирования и предложения являются эффективными способами сотрудничества, особенно между командами в разных часовых поясах. Несколько пользователей могут редактировать в режиме реального времени и одновременно. Кроме того, каждый может иметь доступ к файлам в облачном хранилище.

Использование Google Docs снижает задержку координации работы ваших команд, особенно удаленных.

В дополнение к функциям комментариев и предложений Документов Google, одним из моих лучших советов является использование Документов Google с Loom. Я записываю себя и свой экран, рассказывающий о конкретном файле, и говорю своим сотрудникам через него. Это позволяет сэкономить много времени на объяснениях без необходимости использовать длинные электронные письма или сообщения в чате.

Использование Google Docs устраняет проблему отсутствия совместной команды.

Уилл Бахман, Umbrex: создайте заметки для интервью в Google Slides

Наша команда активно использует Документы Google для решения широкого круга задач, требующих совместной работы или доступа к последней версии в режиме реального времени.

Например, в проектах, в которых участвуют эксперты по проведению собеседований, один из членов команды создает заметки об интервью в Google Slides. Мы делимся этим документом Google Slides с нашим клиентом, чтобы каждый мог в реальном времени увидеть последние полученные нами сведения - никому не нужно ждать еженедельного обзора прогресса.

В настоящее время мы находимся на завершающей стадии создания курса о том, как настроить собственную консультационную практику. Курс включает в себя девяносто коротких видеороликов и более двух десятков загружаемых инструментов и шаблонов. Мы используем Google Sheet для координации усилий по этому проекту. Мы предоставили доступ к редактору видео, редактору веб-сайта и создателю курса, чтобы каждый мог обновлять статус в режиме реального времени по завершении первого черновика редактирования видео, когда предоставляется обратная связь, когда окончательный черновик видео имеет был отправлен обратно, и когда видео было добавлено на сайт.

Никола Балдиков, Brosix: пусть Docs превратит ваши слова в текст

Поскольку мы сейчас вступаем во время интенсивного голосового поиска, есть несколько хитростей в Документах Google, о которых вам может быть интересно узнать. Знаете ли вы, что вы можете дать своим пальцам передышку и позволить Документам превратить ваши произнесенные слова в текст? Пока на вашем компьютере есть микрофон, все, что вам нужно сделать, это открыть меню «Инструменты» и выбрать «Голосовой ввод» - или нажать Ctrl-Shift-S (или Cmd-Shift-S) - и затем разговаривать. Документы будут использовать стандартную систему преобразования голоса в текст Google, чтобы выяснить, что вы говорите (в основном, в любом случае), и разместить ее на странице. Более того, функция преобразования голоса в текст в Docs также позволяет произносить команды для общих форм пунктуации и форматирования абзацев. Вы можете сказать такие вещи, как точка, запятая и вопросительный знак или дать инструкции, такие как новая строка или новый абзац. Если вы хотите сделать перерыв, скажите «прекратите слушать», а затем скажите «возобновить», когда будете готовы продолжить.

Эдгар Suppes, Grailify: история версий показывает, какие части были отредактированы

Вот мой любимый совет по Документам Google:

Это называется История версий, и эта небольшая функция уже пару раз спасала мою жизнь. Чтобы увидеть функцию «История версий», нажмите «Файл», а затем «История версий». Панель открывается с правой стороны документа и показывает различные версии этого конкретного документа. Нажав на любую более старую версию, вы даже можете увидеть, какие части файла документа были отредактированы.

Флинн Зайгер, Скоттсдейл Оптимисты SEO: уравнения используют соединение с другими инструментами данных

Многие люди считают Google Docs просто онлайн-пакетом  Microsoft Office   Suite, но есть много инструментов, формул и функций, которые доступны только потому, что он онлайн, и некоторые из них могут сделать его гораздо более выгодным инструментом для бизнеса. владелец использовать. Некоторые из моих любимых функций - это уравнения ImportRange и ImportData, потому что они специально используют подключение к другим инструментам данных или рабочим листам. ImportRange отлично подходит для соединения не только разных рабочих листов, но и целых рабочих областей. Вы можете включать данные из других файлов Microsoft Sheets, что позволяет вам вычислять определенные части, в то же время ограничивая доступ к другим. ImportData и ImportXML, с другой стороны, позволяют вам использовать информацию из любого файла .CSV, который открывает ваши таблицы данных, чтобы вы могли использовать широкий спектр информации, которая доступна в широко используемом формате в Интернете. Наконец, для тех, кому нужны данные, которые не были аккуратно отформатированы в файл .CSV или .XML, вы можете использовать ImportHTML, который позволяет перенести любой веб-сайт на ваши рабочие листы.

Джейсон Паркс, Медиа Капитан: обмен документами без входа

Я рекомендую использовать GSuite для бизнеса.

Наше агентство имеет много обратной связи с клиентами для утверждения проектов.

Просто публикуя Google Doc или Google Sheet, наши клиенты могут легко получить к нему доступ без необходимости входа в учетную запись Gmail.

Стоимость нашего агентства (15 человек) составляет около 8,50 долларов США на пользователя в месяц, но это определенно стоило вложений и упростило общение.

Исаак Хаммельбургер, специалисты по поиску: несколько сотрудников могут редактировать один и тот же документ в режиме реального времени

Документы Google - это один из инструментов, облегчающих удаленную работу для каждого. В Google Docs возможности безграничны. Это наиболее полезно сегодня, так как большинство сотрудников начали работать из безопасности своих домов. Следовательно, это может быть использовано для тесного взаимодействия даже на расстоянии. Документы Google - это инструмент, в котором несколько сотрудников могут редактировать один и тот же документ в режиме реального времени. Это просто вопрос обмена документом с вашими коллегами по работе и сделать его редактируемым. Это намного проще, так как вы работаете над одним и тем же документом, и вам не нужно компилировать разные документы, чтобы создать единый документ. Это также экономит время, поскольку вы можете одновременно работать с документом вместо передачи документа от одного человека другому. Я определенно рекомендую командам использовать этот инструмент для более эффективного рабочего процесса.

Райли Адамс, Янг и Инвестированный: сокращает сроки выполнения проекта

Как финансовый аналитик, я живу в Гугл документы, Sheets and Slides. Программное обеспечение предоставляет широкие возможности для совместной работы, поскольку в создании файлов одновременно участвуют несколько членов команды и партнеров.

Когда вклад каждого человека может быть получен одновременно, это значительно сокращает время выполнения проекта, а также защищает от дублирования версий или пропущенных изменений и предложений. Избегая всего этого и работая вместе в этих документах Google, команды могут добиться большего за меньшее время, что приведет к большей окупаемости инвестиций для компании, а также к большей гибкости в реагировании на потребности клиентов.

Logan Burwell, Tech: обзоры и новости: системы Google работают так легко

Потому что для того, чтобы писать свой блог, я должен писать почти каждый день, и в конечном итоге я использую Гугл документы каждый день! Когда я пишу первый черновик блога, я всегда сначала пишу его в Гугл документы. В Гугл документы вы можете с легкостью писать что угодно, плюс мне очень легко вводить и редактировать любые ссылки, которые я добавляю в свои статьи. Гугл документы имеет очень хорошую систему проверки правописания, которая часто ловит меня, если я пишу что-то неправильно или использую неправильную грамматику. Мне нравится, как Гугл документы делает все так просто, и это, безусловно, мой выбор номер один в плане написания.

Я не только использую Документы Google для своего бизнеса, но я также использую другие приложения в семействе Google. Одно из других приложений Google, которые я использую помимо Документов, - Google Sheets. Я могу создать таблицу расходов, доходов и статистики для своего сайта. Все системы Google работают так легко, что это единственное, что мне нужно.